Come sviluppare una rete Intranet intelligente
Al giorno d'oggi si discute molto sulle procedure consigliate per modernizzare la rete Intranet, ad esempio si parla di progettarla in modo nuovo, nel modo "moderno", in modo intelligente e così via. Non si parla però di cosa significhi moderno come concetto, di come il pensiero moderno si rapporti alla tecnologia e di come applicare i principi moderni alla Intranet di un'organizzazione.
Usare questa guida per capire come sfruttare SharePoint per soddisfare le esigenze della propria organizzazione, integrando i concetti moderni nella progettazione della Intranet, dei portali e dei siti.
Cosa significa intelligente?
Nel mondo moderno, la Intranet deve rappresentare il centro del luogo di lavoro. Una intranet di SharePoint intelligente è coinvolgente, informativa, personalizzata e integrata con gli altri portali e siti nella intranet, nonché con altre app di Microsoft 365 come Microsoft Teams e Viva Engage. Le Intranet moderne assumono forme e dimensioni diverse in base all'evoluzione incessante delle esigenze aziendali.
Queste sono le caratteristiche di una Intranet moderna:
Distribuzione rapida: è possibile creare progetti adattabili con pagine e web part predefinite e la distribuzione non dipende più solo dall'IT.
Progettata pensando all'esperienza utente: l'esperienza moderna integra entità di progettazione accessibili, che consentono agli utenti di accedere in modo sicuro alla Intranet su qualsiasi dispositivo.
Esperienza personalizzata: funzionalità come l'assegnazione di gruppi di destinatari, le notizie, la web part Contenuto evidenziato e la web part Feed personale facilitano la visualizzazione dinamica di contenuto personalizzato.
Software as a Service: gli aggiornamenti sono automatici, assicurando l'uso della tecnologia più recente.
Perché investire nell'approccio moderno?
L'investimento nell'approccio moderno sarà diverso in base alle condizioni della Intranet attuale. Indipendentemente dal percorso necessario, occorreranno una pianificazione strategica e un team per l'implementazione delle modifiche. Dedicando risorse alla modernizzazione della Intranet, si consentirà all'organizzazione di muoversi in modo più rapido ed efficiente rispetto al passato.
Perché vale la pena di modernizzare la Intranet:
Muoversi alla velocità del business: visualizzare il contenuto in modo dinamico con design flessibili che si adattano alla crescita dell'azienda.
Andare incontro ai dipendenti: assegnare contenuto pertinente a utenti specifici su qualsiasi dispositivo.
Ridurre il costo delle risorse tecniche: la sicurezza, le autorizzazioni, la condivisione e altri componenti della governance possono essere gestiti centralmente nelle app di Microsoft 365.
Migliorare le probabilità di successo della Intranet: è più probabile che gli utenti usino la Intranet quando il contenuto è pertinente, facile da esplorare e mobile.
Come concepire Intranet intelligenti
Sicura e accessibile
| Tradizionale | Nuova | Come iniziare |
|---|---|---|
| Distribuita esclusivamente dall'IT | Si basa su un approccio collaborativo con più stakeholder in vari reparti dell'organizzazione | Anziché assegnare attività per la Intranet a pochi membri dell'IT, creare un team che rappresenti le esigenze degli utenti e dell'azienda per creare soluzioni Intranet.
Altre informazioni sui team intranet moderni |
| Gestita manualmente dall'IT | Usa modelli di governance che offrono flessibilità agli utenti in un modo conforme agli obiettivi dell'organizzazione: condivisione, provisioning, riduzione dei rischi | Anziché chiedere l'autorizzazione per creare un sito all'IT, i proprietari di siti possono creare siti personalizzati usando le strutture reattive e i temi personalizzati predefiniti di SharePoint.
Altre informazioni sulla gestione della creazione del sito |
| È possibile accedere alle risorse solo in ufficio o in un computer | Consente di lavorare sempre, ovunque e con qualsiasi dispositivo | Anziché limitare l'accesso al contenuto, usare le funzionalità di sicurezza e conformità di SharePoint per assicurarsi che gli utenti abbiano accesso alle informazioni appropriate in qualsiasi dispositivo.
SharePoint funziona per impostazione predefinita nei dispositivi mobili. |
Informa e coinvolge
| Tradizionale | Nuova | Come iniziare |
|---|---|---|
| Comunicazione principalmente tramite posta elettronica | Comunicare principalmente tramite notizie di SharePoint, portali della community e Viva Engage | Invece di condividere un aggiornamento del progetto in una newsletter, annunciare l'aggiornamento sul sito del progetto e nel feed Viva Engage per avviare una conversazione coinvolgente.
Altre informazioni sull'uso della web part Viva Engage |
| Le notizie obsolete sono condivise in un newsfeed o una newsletter aziendale | I post di notizie di SharePoint trasformano le notizie in un'esperienza visivamente coinvolgenti, che è possibile creare e distribuire rapidamente a gruppi di destinatari specifici in tempo reale | Anziché comunicare annunci importanti tramite un messaggio di posta elettronica a livello di organizzazione, creare un post di notizie che verrà visualizzato dinamicamente al gruppo di destinatari pertinente.
Altre informazioni sulla creazione di un sito di notizie |
| Esperienza discontinua per le organizzazioni internazionali | Le funzionalità multilingue e di assegnazione di gruppi di destinatari assicurano che gli utenti consultino informazioni pertinenti | Anziché creare esperienze distinte per utenti univoci, assegnare i collegamenti di spostamento a gruppi di destinatari specifici.
Altre informazioni sull'assegnazione di contenuti a gruppi di destinatari specifici |
Costruisce community e cultura
| Tradizionale | Nuova | Come iniziare |
|---|---|---|
| La struttura della Intranet è basata sulla struttura dell'organizzazione | Portali basati su ruoli e attività ospitano progetti basati su iniziative della community | Anziché separare il contenuto per struttura organizzativa, usare gli hub per organizzare il contenuto in base alle iniziative aziendali.
Altre informazioni sugli hub di pianificazione |
| Riunioni di persona per team building e creazione della cultura aziendale | Coinvolgimento frequente tramite eventi online che mostrano le persone, celebrano le attività cardine e mantengono una conversazione coerente usando Viva Engage e Microsoft Stream | Anziché organizzare riunioni semestrali, registrare eventi online e incorporare la registrazione dell'evento in un post di notizie usando Microsoft Stream.
Altre informazioni sull'uso della web part Stream |
| Interazione rara tra l'organizzazione e la dirigenza | Allinea le organizzazioni con la dirigenza attraverso eventi in tempo reale, contenuto dinamico come notizie e connessione tramite social network | Invece di impegni formali con la leadership, crea punti vendita accessibili sotto forma di eventi live in Viva Engage.
Altre informazioni sull'organizzazione di un evento live in Viva Engage |
Crea ed estende le conoscenze
| Tradizionale | Nuova | Come iniziare |
|---|---|---|
| Informazioni statiche, come le domande frequenti | Informazioni dinamiche generate dalla community in Viva Engage | Invece di creare una pagina delle domande frequenti, incorporare una web part Viva Engage che connette i visualizzatori agli esperti in materia e fornisce informazioni dettagliate sulle conversazioni precedenti.
Altre informazioni sull'uso della web part Viva Engage |
| Sfogliare per trovare | Cercare e sfogliare per trovare | Anziché limitare l'accesso degli utenti al contenuto, usare le funzionalità di ricerca moderne di SharePoint, che proteggono il contenuto sensibile, aumentando al contempo il successo della ricerca.
Altre informazioni sulla ricerca in SharePoint |
| Raccolta di siti Web | Raccolta di esperienze | Anziché organizzare la Intranet per area aziendale, organizzare per risultati aziendali e iniziative.
Altre informazioni sugli hub di pianificazione |
| Numero limitato e accesso agli esperti in materia | Trovare esperti in materia e community di competenze | Invece di affidarsi alla ricerca di esperti in materia in organizzazioni in siloed, è possibile acquisire competenze in community sociali come Viva Engage e Teams.
Altre informazioni sull'organizzazione di un evento live in Viva Engage |
Passare all'approccio moderno
Occorre comprendere che la Intranet è un componente in continua evoluzione, che occorrerà estendere e ridimensionare di pari passo con l'azienda. Concentrarsi sull'integrare per prime le modifiche in senso moderno che avranno il massimo impatto per l'azienda. Pianificare e programmare l'implementazione delle modifiche e il modo in cui tenere traccia dell'avanzamento. Usare gli strumenti di analisi del sito per comprendere il comportamento degli utenti e raccoglierne il feedback nel tempo.
Segnali che la Intranet si sta spostando nella direzione moderna:
- È il luogo in cui inizia la giornata lavorativa
- È sempre con te
- Promuove la collaborazione
- Facilita il lavoro
- Tutto è in un'unica posizione
Segnali che l'organizzazione può trarre beneficio dall'approccio moderno:
- Attualmente la condivisione di documenti avviene tramite cartelle condivise in un server
- È difficile restare produttivi anche fuori sede
- Non si riesce a stare al passo con la crescita dell'azienda
- Volume ingestibile di messaggi di posta elettronica
- L'organizzazione ha uffici dislocati in più posizioni
Altre risorse sulla modernizzazione
Ispirazione moderna nel look book di SharePoint
Architettura delle informazioni in SharePoint moderno
Modernizzare i siti classici di SharePoint