データを整理するための重複データ検出ルールの設定

  • [アーティクル]

 

対象: Dynamics 365 (online)、Dynamics 365 (on-premises)、Dynamics CRM 2013、Dynamics CRM 2015、Dynamics CRM Online、Dynamics CRM 2016

データの整合性を維持するには、システム内の重複レコードを減らすためのルールを設定することが適切です。Microsoft Dynamics 365 には、取引先企業、取引先担当者、および潜在顧客のための既定の重複データ検出ルールが組み込まれています。他のレコードの種類のための既定のルールは存在しません。 システムが他のレコードの種類の重複データを検出するようにするには、新しいルールを作成する必要があります。

重複データ検出ルールを作成したら、重複データ検出を有効にする必要があります。

  1. システム管理者、システム カスタマイザー、営業課長、営業担当副社長、マーケティング担当副社長、最高経営責任者のいずれかのセキュリティ ロール、または同等のアクセス許可を持っている必要があります。

    セキュリティ ロールを確認する

    1. ユーザー プロファイルの表示の手順を実行します。

    2. 適切なアクセス許可を持っていない場合は、 システム管理者に問い合わせてください。

  2. [設定] > [データ管理] に移動します。

  3. [重複データ検出ルール] を選択します。

  4. 新しい重複データ検出ルールを作成するには、[新規] を選択します。 名前と説明を入力します。

    –または–

    公開されていない既存の重複データ検出ルールを編集するには、その重複データ検出ルールを選択します。

    –または–

    公開した重複データ検出ルールを編集するには、そのルールを選択します。[アクション] メニューで、[公開の​​取り下げ] を選択し、ルールを選択します。

  5. レコードを重複データとして識別するために使用する条件を選択します。

    1. 新しいルールを作成する場合は、次のようにします。

      • [重複データ検出ルールの条件] セクションの [基本のレコードの種類] の一覧で、そのルールを適用するレコードの種類を選択します。 たとえば、[取引先担当者] を選択します。

      • [一致するレコードの種類] ボックスで、比較するレコードの種類を選択します。 ほとんどの場合は、 基本のレコードの種類および一致するレコードの種類に同じレコードの種類を使用します。 別のレコードの種類を比較できることも助けになります。 たとえば、取引担当者の電子メール フィールドと潜在顧客の 電子メール フィールドを比較することがあります。

    2. 重複を検出するときにアクティブなレコードのみをルールで考慮する場合は、[非アクティブな一致レコードを除外する] チェック ボックスをオンにします。 重複検出ルールの条件がステータス フィールドに基づいている場合には、このチェック ボックスをオンにする必要があります。

    3. ルールで大文字と小文字を区別する場合は、[大文字と小文字の区別] チェック ボックスをオンにします。

    4. 基本のレコードの種類および一致するレコードの種類に対して異なるレコードの種類を選択した場合は、新しい条件のそれぞれについて、[基本レコードのフィールド] 列で [選択] を選択し、次にフィールド名を選択します。 同じ行の [一致するレコードのフィールド] 列で [選択] を選択し、次にフィールド名を選択します。

      - または -

      基本のレコードの種類および一致するレコードの種類に対して同じレコードの種類を選択した場合は、新しい条件のそれぞれについて、[フィールド] 列で [選択] を選択し、次にフィールドを選択します。

    5. 同じ行の [条件] 列で [選択] を選択し、次に演算子を選択します。 たとえば、完全な一致を選択します。

    6. [最初の文字が同じ] または [最後の文字が同じ] を指定した場合は、[文字数] 列で [値の入力] を選択し、比較する文字数を入力します。

    7. 重複データの識別時に空白フィールド (null 値) を等しいものと見なすルールが必要でない場合は、[空白の値を無視] チェック ボックスをオンにします。

    重要

    重複データ検出ルールに含まれる条件が 1 つだけの場合、重複データ検出ジョブで、空白値は無視されます。

    選択可能な条件の数は、レコードのマッチコードに格納できる文字数によって制限されます。 条件を追加するときは、条件リストの下部に表示される [現在のマッチコードの長さ] の値に注意してください。

    重複データ検出ルールの例

  6. 条件の追加が終了したら、[保存して閉じる] を選択します。

  7. 新規または変更した重複データ検出ルールを使用できるようにするには、そのルールを選択し、[公開] を選択します。

    重複データ検出ルールを公開すると、そのルールに一致するレコードの種類のすべてのレコードに対してマッチコードが作成されます。 同じ基本のレコードの種類(たとえば、取引先企業)の 5 つルールだけを一度に公開できます。 この制限に達したら、既存ルールを削除または公開を取り下げる必要があります。

注意

  • 重複データ検出条件は、電子メールなど、一意の値を持つフィールドに設定することをお勧めします。

  • レコード タイプごとに、複数の重複データ検出ルールを設定できます。

関連項目

組織全体の重複データ検出ルールをオン/オフする
重複レコードを検出する一括システム ジョブの実行
取引先企業、取引先担当者、または潜在顧客の重複レコードの統合