レコードを管理するためのサイトを作成する
Microsoft Office SharePoint Server 2007 でレコードを管理するには、レコード センター サイトを計画して実装します。レコード センター サイトは、その他の SharePoint サイトに似ていますが、レコード センター サイトのテンプレートが基になっており、ファイル計画の実装およびレコード保持期間中のレコード管理に使用できる機能が装備されています。たとえば、サーベンス オクスリー法 (SOX 法) に従って組織の財務情報を制御するために、レコード センター サイトを設定できます。レコード センター サイトの計画に役立つ手順の説明については、「レコード センター サイトをデザインする (Office SharePoint Server 2007)」を参照してください。
注意
DoD 5015.2 Chapter 2 認証状態でレコード管理システムを運用する必要がある場合は、「DoD 5015.2 Resource Kit (英語)」(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=126649&clcid=0x411) をダウンロードできます。
レコードを管理するサイトを作成するためのタスク
次のタスクを実行して、レコードを管理するサイトを作成します。
レコード センター サイトを作成する : 専用の Web アプリケーションのトップレベル サイトとして、レコード センター サイトを作成します。
レコード管理用のワークフローを構成する : ワークフローは、レコード センター サイトでレコードを管理する場合に便利です。たとえば、レコードのレビュー期日が近づいている場合、関連するレコード管理者に通知するようにカスタム ワークフローを実装できます。
レコードに対する情報管理ポリシーを作成する : 情報管理ポリシーを定義して、ファイル計画の各種レコードの監査および保持が、適切な期間に一貫して実行されるようにします。バーコードなど、その他の情報管理ポリシーも、いくつかのレコードの種類に関連付けできます。
レコードのコンテンツ タイプを作成する : コンテンツの種類は、メタデータ、情報管理ポリシー、ワークフロー、その他の機能など、コンテンツの種類に帰属する項目の属性を定義します。コンテンツの種類をレコードに割り当てることにより、再利用可能な方法で、次のレコードの属性を定義できます。
保持するレコードのメタデータ。
対象となる種類のレコードで使用できるワークフロー。
対象となる種類のレコードに適用する情報管理ポリシー。これらのポリシーはサイト コレクションではなく、コンテンツの種類に直接設定する必要があります。
レコード保持用のドキュメント ライブラリを作成する : ドキュメント ライブラリは、レコード センター サイトでレコードの記憶域を提供します。レコード ルーティングを使用する場合は、レコードを保持するドキュメント ライブラリを計画する際に、ファイル計画の各種レコードごとにドキュメント ライブラリを作成することを推奨します。
レコード センターに対する権限を管理する : レコード センターのアクセス許可を使用して、レコード センター サイトおよび既定のリスト内にあるレコードへのアクセスを制御します。
レコード ルーティング リストを構成する : レコード ルーティング リストは、レコード センター サイト内にあるテーブルです。レコード センター サイトに送信される各種レコードを一覧にして、各種レコードを格納するライブラリを指定します。レコード ルーティング リストを構成して、レコード センター内にある各種レコードが、適切なドキュメント ライブラリに送信されるように指定します。