SharePoint と OneDrive のビジネス要件を特定する

この記事では、組織でこれらのサービスを最大限に活用する方法を決定するのに役立つ SharePoint および OneDrive の機能の概要を説明します。 この情報は、ロールアウトを計画するのに役立ち、また、現在のソリューションでは提供されない可能性のある新しい機能を見つけるのにも役立ちます。

要件の収集に関するベスト プラクティス

ユーザー体験と主要なユース ケースを定義します。 組織のユーザーは現在どのようにコラボレーションしていますか? ファイルはどこに保存されますか? ニュースやその他の情報を共有する方法 SharePoint と OneDrive の計画の重要な部分は、組織が現在どのようにコラボレーション タスクを実行しているかを文書化することです。 その後、SharePoint と OneDrive を使用して、それらのタスクを新しいプロセスにマップできます。 これらのタスクは、最初のパイロット ロールアウトのテスト ケースになります。 Microsoft 365 がさまざまな業界の生産性を向上させる方法については、「生産性向上ライブラリ」を参照してください。

移行のニーズを評価します。 ほとんどの組織には、Microsoft 365 に移動したいファイルやその他のコンテンツがあります。 このコンテンツの一部は、組織のユーザーによって毎日使用されている可能性があります。 すべてを移動するには時間がかかる場合があります。 ロールアウトを計画するときは、組織内の従業員の生産性を維持しながらコンテンツを移行する方法を計画します。 詳細については、「SharePoint および OneDrive ロールアウトの移行計画」を参照してください。 オンプレミスで SharePoint Server を使用する場合は、「Microsoft 365 のハイブリッド OneDrive と SharePoint」を参照してください。 インポートする紙の記録がある場合は、「Microsoft SharePoint Syntex の概要」を参照してください。

法務チームとコンプライアンス チームを早期に関与させます。 ほとんどの組織には、さまざまな種類のデータの処理方法に関する法的要件またはコンプライアンス要件があります。 Microsoft 365 は、組織内のコンプライアンスを維持するのに役立つ多くのオプションを提供します。 ロールアウトを計画するときは、プロセスの早い段階で法務チームまたはコンプライアンス チームに参加して、SharePoint および OneDrive への移行時にコンプライアンス要件を維持できるようにします。 詳細については、「準拠している SharePoint および OneDrive 環境の作成」を参照してください。

関係者間の合意を推進します。 ユーザーによる導入が成功するには、社内の重要人物の関与と了承を得ることとが欠かせません。 このサポートは、事業の中心となるリーダー、IT のリーダー的立場にいる人物、または社内での Microsoft 365 の成功に関心を寄せる人物から得られます。 製品の知識を効率的に社内のユーザーに広めるためには、経営幹部やビジネス リーダーのサポートがあることと、製品のチャンピオン (推進派) がいることの両方が大切です。 製品のチャンピオンの役割を正式に設けるにしても、組織的に醸成するにしても、ユーザーによる導入を進めるためにはチャンピオンの存在が欠かせません。

主要な SharePoint と OneDrive のユース ケース

SharePoint と OneDrive の主なユース ケースは次のとおりです:

• ファイルの記憶域
• ファイルの共同作業
• チーム コラボレーションのためのサイト
• ニュースとイントラネットのサイト

現在、組織内でこれらのユース ケースを実現するために他のソフトウェアまたはサービスを使用している場合は、現在の各ユース ケースを SharePoint および OneDrive の機能にマッピングすることをお勧めします。 これは、SharePoint と OneDrive をロールアウトするときにスムーズな移行を保証し、ユーザーと通信するためのプロセス変更のリストを提供するのに役立ちます。 (SharePoint と OneDrive をロールアウトするためのトレーニングと変更管理では、ユーザーが SharePoint と OneDrive の使用を開始するのに役立つリソースのリストを提供します。)

以下のセクションでは、これらのユース ケースの概要と、より詳細な情報へのリンクを示します。

ファイルの記憶域

Microsoft 365 のファイル ストレージ オプションは SharePoint と OneDrive です。

個人用作業ファイルは OneDrive に保存されます。 OneDrive を使用すると、各ユーザーは個人用作業ファイルを保存できる場所を持ちます。 これらのファイルは既定では誰とも共有されませんが、コラボレーションのために他のユーザーと簡単に共有できます。

共有ファイルは SharePoint に保存されます。 SharePoint サイトは、複数のユーザーがアクセスするファイルを保存するために使用できます。 サイトにアクセスできるユーザーはファイルにアクセスできます。

Microsoft Teams は SharePoint サイトを使用してファイルを保存します。 ファイルを Teams の [ファイル] タブにアップロードすると、そのファイルは SharePoint サイトに保存されます。 (Teams と SharePoint の連携方法の詳細については、「Teams と SharePoint の統合の概要」を参照してください)

ファイルの共同作業

SharePoint と OneDrive では、ユーザーは Microsoft 365 アプリ (多くの Microsoft 365 プランで利用できる Office のバージョン) を使用してドキュメントを作成および編集できます。 他のアプリケーションを使用して、他の種類のファイルを作成および編集できます。 これらのファイルは、組織外のユーザーを含む他のユーザー (許可されている場合) と簡単に共有できます。

共有可能なリンクを使用して OneDrive ファイルを共有します。 OneDrive では、ユーザーのファイルは既定で非公開です。 ユーザーは、他のユーザーにファイルへのアクセスを許可する共有リンクを使用して、OneDrive ファイルを他のユーザーと共有できます。 特定のユーザーまたは組織内のすべてのユーザーにアクセスを許可するリンクを作成できます。 ファイルを共有したユーザーは、リンクを編集または削除することで、他のユーザーのアクセスを削除できます。

サイトまたはチームで共同作業します。 SharePoint サイトまたは Microsoft Teams チームでは、サイトまたはチームのすべてのメンバーがそこに保存されているファイルにアクセスでき、簡単に共同作業できます。

共有可能なリンクを使用して SharePoint ファイルを共有します。 ユーザーが SharePoint ファイルをサイトまたはチームの外部のユーザーと共有する必要がある場合、OneDrive と同じ方法で共有可能リンクを使用できます。

オフライン アクセスのためにファイルを同期します。 OneDrive 同期アプリを使用すると、ユーザーは自分のコンピューターと Microsoft 365 クラウドの間でファイルを同期できます。 ユーザーがローカルでファイルまたはフォルダーを追加、変更、または削除すると、そのファイルまたはフォルダーはクラウドでも追加、変更、または削除され、その逆も同様です。 ユーザーは、エクスプローラーまたは Finder、および使用するアプリで、同期されたファイルを直接操作できます。 ユーザーがオンラインになっているときは常に、そのユーザーまたは他のユーザーが行った変更は自動的に同期されます。

SharePoint と OneDrive でのファイル コラボレーションの詳細については、「SharePoint を利用した Microsoft 365 でのファイル コラボレーションの概要」および「Microsoft 365 を使用した SharePoint でのファイル コラボレーション」を参照してください。

イントラネット

SharePoint の中核機能の 1 つは、組織のイントラネット サイトを作成するためのさまざまなオプションとツールです。 イントラネットには、組織のメイン ランディング ページ、企業コミュニケーション用のポータル、部門や部署 (IT や人事など) の個別のサイトが含まれる場合があります。

イントラネットを Microsoft 365 の SharePoint に移行するには、特に広範なイントラネット コンテンツが既にある場合には、時間がかかることがあります。 SharePoint と OneDrive のロールアウトを完了した後に、このタスクを実行することをお勧めします。

SharePoint を使用してイントラネットを作成する方法の詳細については、「インテリジェント イントラネットの概要とロードマップ」および「インテリジェントな SharePoint イントラネットの計画」を参照してください。

ガバナンスとコンプライアンス

ガバナンスとコンプライアンスは、多くの組織にとって重要です。 SharePoint と OneDrive の計画の一環として、どのコンプライアンス機能を事前にロールアウトするかを検討します。 コンプライアンス機能を事前に導入しておくことで、コンプライアンス インシデントのリスクを軽減できます。 SharePoint および OneDrive のロールアウトの一部として考慮すべきコンプライアンス機能の詳細については、「準拠している SharePoint および OneDrive 環境の作成」を参照してください。

ユーザーによる導入を成功させるための鍵

新しいアプリケーションまたはサービスの全体的な成功には、ユーザーによる導入が重要です。 理想的には、SharePoint と OneDrive への投資が最大化されたと実感するには、ユーザー エンゲージメントを最大化する必要があります。

告知や発表イベント、ニュースレター、タウン ホール ミーティング、コンテスト、無料サンプルなどの啓発キャンペーンを通じて認知を促進すことが、導入を最大限に進める重要な道筋です。 さらに、対面型のセッションや自習型のガイドを通じてユーザーに知識を提供すれば、ユーザーは OneDrive と SharePoint を使用するための能力が身についたと実感できるようになるでしょう。

SharePoint と OneDrive をロールアウトするときのユーザー導入と変更管理の詳細については、「SharePoint と OneDrive をロールアウトするためのトレーニングと変更管理」を参照してください

次の手順

関連項目

Microsoft 365 で SharePoint と OneDrive を計画する