ロール、タスク、タイムラインの概要
organizationのイントラネットを作成または更新する予定の場合は、複数のユーザーが関与します。 最適なイントラネット チームは大規模ではありませんが、organization全体に役立つ意思決定を行うことができる適切なパートナーと利害関係者が含まれています。
ロールとタスクの概要
| ロール | タスクの配置 | 実装タスク | 管理タスク |
|---|---|---|---|
| 組織のイントラネット所有者 | 戦略、ブランド化、導入、ガバナンス、情報アーキテクチャ、変更管理 | ||
| IT 担当者/管理者 | プラットフォーム統合、コンテンツの移行、パフォーマンス、スケーラビリティ、ユーザー トレーニング | サイトの作成、ナビゲーション、検索、ブランド化、発行 | |
| ビジネス所有者/サイト所有者 | ビジネス目標、アクセス許可、コンテンツ監査、移行 | サイトの作成、ナビゲーション、ブランド化、対象ユーザーのターゲット設定 | サイト管理、スケジュールされたコンテンツ監査 |
| コンテンツ作成者 | コンテンツのベスト プラクティス、コンテンツ、サイトデザイン | コンテンツの作成と管理、コンテンツコラボレーション | 既存のコンテンツを更新し、新しいコンテンツを発行する |
イントラネットのライフサイクルの外観を確認します。
基本的なサイト構成要素の詳細については、こちらをご覧ください 。
組織のイントラネット所有者
イントラネット所有者は、ビジネス所有者と IT 部門と連携して、ポートフォリオ内のイントラネット プロジェクトに優先順位を付けて、最大のビジネス上のメリットを得ます。
まず、 SharePoint ルック ブックに関するヒントを得てください。 ルック ブックには、SharePoint で構築できるイントラネット ページの例が示されており、その可能性を把握できます。 計画と実装のプロセスを進めていく際は、これらを念頭に置いてください。
次に、主要な利害関係者と協力して、主要なビジネスとイントラネットの目標を理解することで 、インテリジェントな SharePoint イントラネットの計画を開始します。 イントラネット ユーザーと調査して、主要なペルソナとシナリオを検出します。 既存のイントラネットを確認し、最適な投資収益率を得るために開始するイニシアチブを決定します。 イントラネットイニシアチブに優先順位を付ける際に、構築するポータルから 最高のパフォーマンスとスケーラビリティ を得る方法を検討してください。 既存のイントラネットで SharePoint サーバーを使用している場合は、 コンテンツを SharePoint に移行することが 全体的な計画にどのように適合するかを検討してください。 ページのパフォーマンスの問題をトラブルシューティングするには、ページ 診断 ツールを使用します。
1 つ以上の機会を選択して、organizationのその領域でビジネス所有者と会い、ソリューションを計画します。 一部のソリューションでは、organizationのさまざまな部分間の調整が必要な場合があります。
イントラネットを計画して実装するときは、次の重要な成功要因に留意してください。
イントラネット全体の場合:
- 各イニシアチブのスポンサーとイントラネット全体のビジネスのエグゼクティブ スポンサーを持つ。
- イントラネットの目標が主要なビジネス目標に直接関連付けられていることを確認します。
- コア チームを集め、ガバナンスについて考え、ガバナンスの決定をビジネス目標に合わせて調整します。
- イントラネットをorganizationブランドとカルチャに合わせます。
- "ビッグ バン" で起動する必要があると想定しないでください。コミュニケーションとトレーニングを起動計画に合わせます。
各イニシアチブについて:
- 要件ではなく結果を収集します。所有者だけでなく、必ずサイト ユーザーと話してください。
- organization標準に合わせて設計しますが、サイトの "ストーリー" がナビゲーションとページ レイアウトを決定できるようにします。
- 各サイトの成功目標を確立し、定期的に確認します。
- サイト訪問者と一緒に提案されたナビゲーションをテストします。訪問者がトップ タスクに簡単にアクセスできることを確認します。
重要なタスク
イントラネットを整理する
SharePoint イントラネットの重要な部分は、サイト アーキテクチャです。 一連の 通信サイト と ハブを使用すると、関連するサイト間の共通ナビゲーションと、管理しやすいアクセス許可構造を備えた直感的なイントラネットを作成できます。 SharePoint でのサイト ナビゲーションの詳細については、「 最新の SharePoint エクスペリエンスのナビゲーションの計画」を参照してください。
*Start by - イントラネットが達成するために必要な内容についての理解を深め、重要な成果目標に合わせてコンテンツ資産を整理し始めます。 ビジネスのニーズ (地域、部署、機能、 ユーザーが気にするトピック) に応じて整理します。
ビジネスオーナーとユーザーが、仕事の生産性を高めるコンテンツを見つけてアクセスできることを確認したら、完了です。
イントラネットをブランド化する
ブランド化は、イントラネットを組織の文化に合わせる方法を提供します。 SharePoint を使用すると、SharePoint サイトにブランド化を追加したり、organizationの Microsoft 365 テーマをカスタマイズしたりできます。
*開始: 回答: すべてのサイトで一貫したブランドが必要ですか、またはorganizationの異なる部門、部門、またはグループが独自の外観を持ちますか? 次に、organizationのブランド要件に応じて、ブランドの色、ロゴ、画像などの承認済みのブランド資産を収集します。
完了したことがわかります。ホーム ページからハブから個々のサイトへのイントラネットのエンド ツー エンドの外観を決定しました。
IT 担当者と管理者
IT 担当者と管理者は、ビジネス所有者がイントラネット ポータル (データベースや基幹業務アプリケーションなど) に必要なプラットフォーム統合手順を実装します。 これには、既存のシステムからのコンテンツの移行が含まれる場合があります。 また、他の利害関係者やビジネスと連携してイントラネットのガバナンス戦略を決定し、organizationのユーザーをトレーニングして SharePoint やその他のツールを使用してイントラネットを管理します。
イントラネットを計画して実装するときは、次の重要な成功要因に留意してください。
- ビジネス ニーズと保持、セキュリティ、コンプライアンスの目標をサポートするガバナンス 計画を確立します。
- ガバナンスが役割にどのように適用されるかを、すべてのサイト所有者、コンテンツ作成者、および訪問者が理解していることを確認します。
- 移行前に既存のコンテンツをクリーンアップします。 各サイトの成果目標をサポートする、関連する、最新のコンテンツのみを移行します。
- コミュニケーション、エンゲージメント、コラボレーションを促進するソーシャル接続を有効にします。
- コンテンツ作成者とユーザーをトレーニングします。
重要なタスク
ガバナンス戦略を計画して調整する
ガバナンスとは、organizationのビジネス部門と IT チームが連携して目標を達成する方法を制御する一連のポリシー、ロール、プロセスであり、organization コンテンツとコミュニケーションのセキュリティを確保し、視聴者が一貫したエクスペリエンスを得られるようにします。 ニーズや目的は組織によって異なるため、ガバナンスに取り組む方法もさまざまです。 ガバナンス戦略を計画する際に考慮すべきいくつかの詳細: 名前付け規則、ゲスト アクセス、サイト、グループ、ファイルの分類。
まず、ビジネス所有者やサイト所有者のニーズと組み合わせて、organizationのルールと要件を理解します。 次に、IT、人事、シニア リーダーシップと共に計画を立て、従業員が準拠した方法で最小限の監督で SharePoint の価値を最大化できるようにします。
ガバナンスの利害関係者、ビジネス所有者、コンテンツ作成者が、ビジネスのリズムを遅くすることなく SharePoint で簡単に作業できる場合は、完了です。
既存のイントラネットからコンテンツを移行する
既存のイントラネットには、さまざまなプラットフォームにあるさまざまなソースのコンテンツが含まれている場合があります。 インテリジェントな SharePoint イントラネットを作成する際の重要なタスクは、既存のコンテンツの状態を判断し、新しいイントラネットに移行するコンテンツを決定することです。
現在のビジネス所有者とサイト所有者は、コンテンツを移行する必要があるかどうかの評価に最適であり、関連する内容に応じて、実際の移行を実行してもらう必要がある場合があります。 移動するコンテンツの数量と場所によっては、サポートが必要な場合があります。 ファイル共有、SharePoint Server、およびその他のクラウド プロバイダーから移行するためのオプションについて説明します。
まず、 ビジネス リーダーやその他のコンテンツ関係者と協力して、既存のコンテンツの関連性と正確性を確認します。
コンテンツのキュレーション セットが SharePoint に移行された時点で完了したことがわかっています。
ビジネス ニーズに合わせて SharePoint をカスタマイズする
SharePoint インテリジェント エクスペリエンスを使用すると、カスタマイズを必要とせずに、魅力的で保守しやすいイントラネットを作成できます。 可能な場合は、SharePoint の既定のエクスペリエンスを使用することを強くお勧めします。 これにより、時間の経過に伴う変更管理が容易になります。
SharePoint をカスタマイズする必要がある場合、SharePoint には、ビジネス ニーズを満たすのに役立つフレームワーク ソリューション、アプリ、アドイン、ソリューションが用意されています。 詳細については、「 SharePoint 開発」を参照してください。
コンテンツ作成者をトレーニングする
背景によっては、organizationのユーザーが SharePoint を使い始めるのに何らかの助けが必要になる場合があります。 Microsoft 365 ラーニング パス は、キュレーションされた Microsoft コンテンツのセットをユーザーに提供する方法を提供します。 コンテンツ作成者がサイトの更新プログラムを管理するのに役立つその他の参照は次のとおりです。
- SharePoint でドキュメント ライブラリを作成する
- SharePoint でリストを作成する
- ページにテキストとテーブルを追加する
- 埋め込み Web パーツを使用してページにコンテンツを追加する
- イメージ Web パーツを使用する
- SharePoint ページでニュース Web パーツを使用する
最初に - SharePoint でのトレーニングに対するユーザーのニーズを特定し、これらの参照を既知にします。
ソーシャル メディア チャネルとヘルプ デスクを介した SharePoint イントラネットの使用状況に関する質問が、organization わずかなレベルに減少した場合に、完了したことをご存じの通りです。
ビジネス所有者とサイト所有者
ビジネス所有者は、人事や運用など、organizationの特定の領域のイントラネット コンテンツに対して責任を負う場合があります。 また、サイトの所有者、サイト上のコンテンツとエクスペリエンスを作成および管理するための SharePoint のアクセス許可を持つユーザーである場合もあります。 個々のサイトの構成を開始する前に、いくつかのアイデアについては、 SharePoint ルック ブックを見てください。 全体的なガバナンス 計画の一環として、イントラネット内のサイト間またはトピック間を移動する際に、閲覧者が自分の向きを決めるのに時間を費やす必要がないように、サイトが一貫したパターンに従う必要があることを決定できます。
イントラネットを計画して実装する際には、次の重要な成功要因に注意してください。
- サイトを実装する際に、ユーザー エクスペリエンスに執拗に焦点を当てます。関連性のラベルチェック、画像がコンテンツに関連していることを確認し、想定しないでください。
- 移行前に既存のコンテンツをクリーンアップします。 サイトの成果目標をサポートする、関連する、最新のコンテンツのみを移行します。
- ビルド プロセスのすべての段階でユーザーがフィードバックを受け取る必要があります。
- サイトの所有者または連絡先が、サイトのホーム ページ上の一貫した場所に表示されていることを確認して、訪問者がフィードバックを受け取る相手を知るようにします。
- 起動イベントやアクティビティを含む起動通信を計画します。 あなたの成功を祝います!
重要なタスク
データの移行
新しいイントラネット サイトを作成する際の最大のタスクの 1 つは、既存のデータを SharePoint に移行することです。 コンテンツ監査を行って、使用されている内容、最新の内容、不要になった内容、削除またはアーカイブ可能な内容を確認することを強くお勧めします。
不要になった以前のバージョンのドキュメントを排除する機会を探します。 .v1、.v2 などの終わりのファイルを移行すると、検索に依存して最新バージョンのドキュメントを一貫して見つけることができないユーザーに混乱が生じます。
SharePoint の自動バージョン管理を利用し、可能な限りファイル名からバージョン ID と日付を削除し、最新かつ最も正確なバージョンのみを移行するようにユーザーをトレーニングします。 さらに、従来のドキュメントを最新のページに変換して、より魅力的でコンテンツを簡単に使用できるかどうかを確認してください。 移行前に不要になったコンテンツを削除することで、検索エクスペリエンスが向上し、ユーザーの満足度が高く、メンテナンスが容易になります。
ファイル共有、SharePoint Server、およびその他のクラウド プロバイダーから移行するためのオプションについて説明します。
ビデオは、エグゼクティブブリーフィングのために、またはビデオを通じてアイデアを共有する際に、あなたのorganizationの人々とコミュニケーションを取るための優れた方法です。 Microsoft Streamを使用して、ライブ会議、オンデマンド会議、イベント、トレーニングを提供します。 新しいイントラネット サイトで利用できるようにする既存のビデオ コンテンツがある場合は、コンテンツ移行プロセスの一環としてStreamにアップロードします。
まず、 移行する必要がある可能性があるコンテンツの完全な範囲を理解し、移行する必要があるコンテンツをターゲットにするための条件を定義し、編集してから移行し、廃止する必要があります。
作業が完了したことがわかります。 - 効果的な SharePoint サイトを作成して起動するために必要な最小限のコンテンツ量があります。
アクセス許可と共有戦略を決定する
SharePoint のアクセス許可 は、サイト内の一連のロール (所有者、メンバー、訪問者) を通じて管理されます。 サイトの種類によっては、Microsoft 365 グループの使用など、より多くのアクセス許可と共有オプションが使用できる場合があります。
まず、 アクセスが必要なユーザー、アクセス権を持たないユーザー、アクセス要求を付与する方法を決定します。
必要 に応じて機密コンテンツをセキュリティで保護しながら、すべてのサイト所有者とユーザーが必要なコンテンツにアクセスできる場合は完了です。
イントラネット ポータル ページ (ホーム サイトとも呼ばれます) を設計する
organization用の メイン イントラネット ポータルは、新しい SharePoint イントラネットの大部分を占めます。 このページは、イントラネット開発プロジェクト中にいつでも作成できます。 インテリジェント ポータルのホーム ページを使用して、レガシ イントラネット サイトを引き続きポイントできます。 メイン ポータル ページとして使用する既存の通信サイトがある場合は、ルート サイトに移動できます。
メガ メニュー、ニュース Web パーツ、Viva Engage フィードはすべて、メイン ポータル ページをユーザーにとって魅力的で生産的な目的地にするために使用できます。 このページの作成に関するエンド ツー エンドの詳細については、「ガイド付きチュートリアル: organization用のエンタープライズ ランディング サイトの作成」を参照してください。
まず、organizationのコミュニケーション チーム、エグゼクティブ スポンサー、IT 部門、エンド ユーザーの観点から目標を検討します。 シンプルさとスケーラビリティを念頭に置いて、ポータルのホーム ページを設計します。
完了 したことがわかります。 - 現在のポータル ページから新しいページにリダイレクトするための ポータル起動スケジューラ を使用して起動計画を作成し、このプランをすべての関係者やユーザーと共有しました。
ビジネスまたはトピック固有のイントラネット サイトを設計する
サービスと機能のイントラネット サイトの設計を開始するときに、ユーザーのニーズと現在コンテンツとのやり取りについて理解を深めるために、ユーザーと調査を行っていることを確認してください。 カスタムアンケートやアンケートを作成し、ユーザーの観察と会議に時間を費やすには、Formsを使用できます。
コミュニケーション サイトを使用してイントラネット ページを開発することをお勧めします。 コミュニケーション サイトでは、さまざまなテンプレートや Web パーツを使用して、ニュース、レポート、状態、その他の情報を共有できます。 コミュニケーション サイトのセットアップのエンド ツー エンドの詳細については、「ガイド付きチュートリアル: organization用の通信サイトの作成」を参照してください。 サイトを計画する方法の詳細については、こちらをご覧ください。
重要なストーリー、お知らせ、人のニュース、状態の更新などを投稿し、グラフィックスやリッチな書式設定を含めることができる場合は、 ニュース Web パーツを使用できます。 ニュース Web パーツ内で、特定の対象ユーザーの特定のコンテンツに優先順位を付けるために、 対象ユーザーのターゲット設定を設定できます。 SharePoint でのニュースの使用に関するエンド ツー エンドの詳細については、「ガイド付きチュートリアル: organizationのニュースを設定する」を参照してください。
organizationのブランド化要件を調整するには、サイトの外観を変更します。
まず 、ビジネス目標を優先し、最初に必要なサイトと Web パーツの種類を決定します。
ビジネスとサイトの所有者が SharePoint に専用の領域を持ち、ほとんど見落とさないように所有および管理できる場合は、完了です。
コンテンツ作成者
コンテンツ作成者は、サイトでコンテンツを作成するユーザーです。 コンテンツ作成者は、ニュースの作成と公開、トピック固有のページの作成、特別なプロジェクトやイニシアチブの主題の専門家や思想リーダーとしての役割など、多くの責任を負うことができます。 コンテンツ作成者は 、SharePoint デザインの基礎について理解する必要があります。
イントラネットのコンテンツを作成および管理するときは、次の重要な成功要因に注意してください。
- コンテンツがページまたはドキュメントとして最適に表示されるかどうかを検討します。 コンテンツが動的で、画像、ビデオ、リンクなどの魅力的な Web パーツと最も簡単に通信できる場合は、ページを使用します。 コンテンツがダウンロードまたは印刷されるように設計されている場合は、ドキュメントを使用します。
- 前もってまとめる - デザインに焦点を当てる前に、ページの上部でコミュニケーションを成功させるために読者が持っている必要がある情報を配置します。
- セクションと見出しスタイルを使用して、トピックと概念を視覚的に分離して、ページをより読みやすく、アクセスしやすくします。
- 一貫性を高め、ページ作成を簡略化するためのカスタム ページ テンプレートを作成します。
- ページのパフォーマンスを高く保つために、画像とビデオのガイドラインに従っていることを確認します。
主なタスク:
情報伝達と連携
SharePoint ページを使用してコンテンツを収集および管理 します。 Excel で収集する可能性がある情報については、 リスト を使用します。 Lists、ユーザーと対象ユーザーが情報を収集、追跡、共有できるようになります。 リスト Web パーツを使用して、列ビューとリスト ビューの書式設定を使用してリストの表示を改善します。 ライブラリを使用してドキュメントを格納します。 ドキュメント ライブラリ Web パーツを使用して、ライブラリのカスタム ビューを簡単に追加、並べ替え、並べ替え、フィルター処理、作成できます。
強調表示されたコンテンツ Web パーツを使用して、ドキュメント ライブラリ、サイト、サイト コレクション、またはすべてのサイトのコンテンツを動的に表示します。
ニュース Web パーツを使用して、対象ユーザーに関連するニュースを作成してキュレーションします。 お知らせ、人のニュース、ステータスの更新などの目を引く投稿をすばやく作成し、グラフィックスや豊富な書式設定を含めることができます。
対象ユーザーのターゲット設定を使用して、ユーザーがコンテンツやニュースを表示する方法をカスタマイズします。 対象ユーザーのターゲット設定を使用すると、SharePoint のスタート ページ、モバイル アプリのニュース、および対象ユーザーのターゲット設定が有効になっているニュース Web パーツの特定の対象ユーザーに特定のコンテンツの優先順位を設定できます。
ユーザーが任意のデバイスで作業できるようにします。 ユーザーがローカル デバイスまたはネットワーク共有にファイルを保持する場合、デバイスを持っていない場合、またはネットワークに接続していない場合、ファイルは運が悪いです。 ユーザーのデバイスに何らかの問題が発生した場合、データは回復できない可能性があります。 SharePoint モバイル アプリを取得します。
まず、 コンテンツをトピックに整理し、各トピックのページを作成します。 ページ コンテンツにテキスト、リンク、リスト、またはライブラリを含める必要があるかどうかを判断します。 コンテンツをストーリーに合わせ、ページをすばやくスキャンまたはスキミングすることで、読者が必要な情報を効率的に取得できるようにします。
完了済みであることを確認する — サイトの使用状況と分析を使用し、ユーザーにフィードバックを求めることで、ユーザーが適切な情報に適切なタイミングでアクセスできることを確認できます。
文化とコミュニティを構築する
Viva Engageを使用して、作業グループがorganization全体に接続して関与できるようにします。 Viva EngageのハイライトとViva Engage会話 Web パーツの詳細を確認してください。 organization全体のお知らせが行われたり、シニア リーダーがライブ イベントを開催したり、指示を提供するページで例を提供したりする場合など、コンテンツをビデオ経由で配信する必要がある場合があります。 Microsoft Streamは、organization独自のビデオ サイトです。 ビデオ コンテンツを表示するには、サイトの Stream Web パーツを使用します。
[開始] - サイトで増幅するニュース、お知らせ、イベントを見つける。
完了したことを知っている — 会話を開始し、幅広い視聴者を引き付け、つながりを持つニュースやイベントを定期的に宣伝しています。
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organizationのイントラネットの作成または更新を開始する方法について詳しくは、こちらをご覧ください。