Sobre como configurar e personalizar Azure Boards

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Você pode configurar e personalizar Azure Boards de várias maneiras para gerenciar melhor seu portfólio, dependências e monitoramento. Recomendamos as tarefas abordadas neste artigo, especialmente para administradores responsáveis pelo gerenciamento de projetos multiequipes.

Acesso rápido a tarefas comuns:

Personalizar cartões | Gerenciar colunas | Agilizar o trabalho com raias | Configurar sua lista de pendências.

Se você estiver apenas começando como Administrador de Projeto, confira também Introdução como administrador.

Considerações

Para aproveitar ao máximo o Azure Boards, entenda como suas equipes usam suas ferramentas e funções (por exemplo, Scrum, Kanban e Scrumban) e suas dependências em configurações e personalizações. A tabela a seguir resume os principais itens que você deve considerar ao estruturar seu projeto.

Personalize seus blocos de construção e ferramentas de acompanhamento de trabalho para dar suporte às necessidades comerciais e comunique as diretrizes de uso à sua equipe.

Tipos de item de trabalho e listas de pendências de portfólio

Ao criar um projeto no Azure Boards, primeiro selecione um processo. Cada processo (Agile, Básico, Scrum e CMMI) dá suporte a uma hierarquia de WITs, incluindo listas de pendências de produto e portfólio. Os WITs padrão para cada processo são listados em guias correspondentes, com listas de pendências em Requisitos e tarefas em Tarefa.

Você pode adicionar WITs personalizados em cada nível e até mesmo adicionar listas de pendências de portfólio personalizadas. Aqui, por exemplo, há um projeto que adicionou Objetivos e Resultados Principais como WITs personalizados e listas de pendências de portfólio correspondentes ao processo do Scrum.

Opções de acompanhamento de trabalho e uso recomendado

As equipes podem escolher quais WITs usam para acompanhar seu trabalho. A tabela a seguir resume as principais opções, o uso recomendado e as ferramentas e tarefas com suporte.

Opções para configurar e personalizar

A tabela a seguir mostra as áreas que você pode configurar e personalizar e as ferramentas afetadas por essas personalizações. Você pode personalizar cada área no nível organização, projeto ou equipe, conforme observado, ou uma combinação de duas. Para obter uma descrição das ferramentas Padrão, ferramentas de Análise e ferramentas de planejamento de Portfólio, confira O que é o Azure Boards, relatórios no contexto: acompanhamento de trabalho e Planos (Agile em escala).

Demarcadores de área, equipes de produtos e gerenciamento de portfólio

Use demarcadores de área para agrupar itens de trabalho por produtos, recursos ou áreas de negócios e para dar suporte às equipes responsáveis pelo trabalho atribuído a essas áreas. Você pode definir um conjunto hierárquico de demarcadores de área ou um conjunto simples. Normalmente, você define um conjunto hierárquico de demarcadores de área para dar suporte a uma hierarquia de negócios que deseja acompanhar o progresso de várias equipes.

Demarcadores de área e agrupamento hierárquico

As duas principais maneiras de agrupar itens de trabalho são por demarcador de área e gerenciamento do domínio pai em um WIT de portfólio, conforme descrito no início deste artigo. Os dois não são mutuamente exclusivos. Aqui estão as principais diferenças:

• Os demarcadores de área atribuídos a uma equipe determinam quais itens de trabalho aparecem em uma exibição de equipe: lista de pendências do produto, lista de pendências de portfólio, planos de entrega ou outra ferramenta de planejamento de portfólio
• Agrupar itens de trabalho em um recurso pai ou épico determina quais exibições cumulativos têm suporte e como o trabalho aparece em uma ferramenta de planejamento de portfólio

Você também pode atribuir marcas a itens de trabalho para agrupá-las para fins de consulta e filtro. Portanto, ao estruturar suas equipes e projetos, certifique-se de entender como usar essas ferramentas de agrupamento para dar suporte às suas necessidades de negócios. Suas escolhas afetam o uso de ferramentas de planejamento de portfólio.

Ferramentas dependentes de caminho de área

Para executar as seguintes tarefas, você deve definir caminhos de área:

• Consultar e mapear itens de trabalho com base no Demarcador da Área
• Atribuir trabalho a mais de uma equipe
• Trabalhar com equipes de gerenciamento e de recursos
• Filtrar uma lista de pendências, uma consulta, uma placa ou um plano usando demarcadores de área

Para usar as seguintes ferramentas, as equipes devem assinar demarcadores de área:

Demarcadores de área e atribuições de equipe

Cada projeto tem uma equipe padrão e um caminho de área padrão. Em alguns casos, há apenas uma equipe para planejar e acompanhar o trabalho. Porém, à medida que as organizações crescem, você pode adicionar mais equipes para gerenciar a lista de pendências e os sprints.

O exemplo a seguir mostra demarcadores de área e sua atribuição às equipes, que dão suporte a exibições de gerenciamento de portfólio para as equipes de Gerenciamento de Contas e Entrega de Serviços.

Para obter mais informações, consulte os seguintes artigos:

• Gerenciamento de portfólio
• Sobre demarcadores de área
• Sobre equipes e ferramentas Agile
• Cultura Agile.

Recomendações:

• Considere o que a alta gerência precisa saber e como melhor apoiá-la
• Considere como você deseja usar o rollup tanto para uma equipe quanto para o gerenciamento de portfólio
• Definir épicos e cenários para grandes iniciativas que levam dois ou mais sprints para serem concluídos
• Crie demarcadores de área hierárquica para dar suporte a subcategorias de recursos e áreas de produto
• Definir requisitos para o trabalho que pode ser realizado em um único sprint e pode ser atribuído a um único indivíduo
• Definir tarefas para acompanhar detalhes mais granulares ou quando você deseja acompanhar o tempo gasto trabalhando

A maioria das ferramentas do Azure Boards dá suporte a uma exibição filtrada de itens de trabalho com base no demarcador da área ou no demarcador da iteração. Você também pode aplicar mais filtros com base em palavra-chave, atribuição, WIT e muito mais.

Bugs como requisitos ou tarefas

Cada equipe pode escolher como deseja gerenciar bugs. Algumas equipes gostam de rastrear bugs junto com os requisitos na lista de pendências. Outras gostam de rastreá-los à medida que as tarefas são concluídas em suporte a um requisito. Assim, os bugs aparecem no Quadro de tarefas.

Se você usar o processo do Scrum, sua configuração padrão será rastrear bugs junto com PBIs (Itens de Lista de Pendências do Produto). Se você trabalha em um projeto com base nos processos Agile ou CMMI, os bugs não aparecem automaticamente na lista de pendências.

Determine com sua equipe como você deseja gerenciar bugs. Em seguida, altere as configurações da equipe adequadamente.

Gerenciamento de rollup, hierarquia e portfólio

As colunas Rollup permitem exibir a barras de progresso ou os totais de campos numéricos ou itens descendentes dentro de uma hierarquia. Os itens descendentes correspondem a todos os itens filhos dentro da hierarquia. Você pode adicionar uma ou mais colunas de rollup à lista de pendências de um produto ou portfólio.

Aqui mostramos o Progresso de todos os Itens de Trabalho, que exibe barras de progresso para itens de trabalho ascendentes com base na porcentagem de itens descendentes fechados.

Caminhos de iteração, sprints, lançamentos e controle de versão

Os demarcadores de iteração dão suporte a processos Scrum e Scrumban em que o trabalho é atribuído a um período de tempo definido. Os demarcadores de iteração permitem que você agrupe o trabalho em sprints, marcos ou outro período específico do evento ou relacionado ao tempo. Cada iteração ou sprint corresponde a um intervalo de tempo regular chamado de cadência de sprint. As cadências típicas de sprint têm duas semanas, três semanas ou um mês de duração. Para obter mais informações, consulte Sobre caminhos de área e iteração.

Os demarcadores de iteração podem ser uma lista simples ou agrupados em marcos de versão, conforme mostrado na imagem a seguir.

Embora os Caminhos de Iteração não afetem as ferramentas do quadro, você pode usar os Caminhos de Iteração como um filtro nos quadros. Para obter mais informações, consulte Filtrar seu quadro.

Defina demarcadores de iteração e atribua-os às equipes quando quiser usar as seguintes ferramentas:

Acompanhamento de tempo

A maioria das organizações após os processos do Scrum usa estimativas de tempo para o planejamento de capacidade da Sprint. As ferramentas do Azure Boards dão suporte total ao tempo de acompanhamento para essa finalidade. O campo principal usado é o campo Remaining Work da tarefa, que normalmente zera no final do sprint.

No entanto, algumas organizações exigem acompanhamento de tempo para dar suporte a outras finalidades, como cobrança ou manutenção de registros de alocação de tempo. Os valores de tempo para trabalho estimado e trabalho concluído são de interesse. Os processos Agile e CMMI fornecem esses campos (Original Estimate, Completed Work, Remaining Work) para uso no controle de tempo. Você pode usá-los para essa finalidade. No entanto, o Azure Boards fornece suporte nativo limitado para acompanhamento de tempo. Em vez disso, considere usar uma extensão do Marketplace para dar suporte aos outros requisitos de acompanhamento de tempo.

Mudanças de processo que afetam todas as equipes

Qualquer alteração feita em um processo em um projeto afeta todas as equipes nesse projeto. Muitas alterações não causam muita perturbação às equipes que elas apoiam, mas as alterações a seguir causam.

Campos personalizados

Quando você adiciona campos personalizados a um WIT, isso não afeta diretamente nenhuma ferramenta específica. Em vez disso, esses campos ficam visíveis dentro dos itens de trabalho correspondentes. Por exemplo, se você introduzir um campo numérico personalizado, poderá utilizá-lo para cálculos de acúmulo em listas de pendências. Além disso, você pode usar esse campo personalizado com as seguintes ferramentas de relatório. Portanto, embora o efeito não seja específico da ferramenta, ele melhora sua capacidade de adaptar itens de trabalho às necessidades do seu projeto.

• Relatório de Velocidade em contexto e widget do painel
• Relatório do Burndown do Sprint no contexto e widget de painel
• Burndown do painel e widget do Burnup

WITs personalizados

A tabela a seguir mostra os efeitos quando você adiciona um WIT personalizado a uma categoria específica.

Fluxo de trabalho personalizado

Cada processo dá suporte a um fluxo de trabalho padrão. Esse fluxo de trabalho define as colunas padrão que aparecem nos quadros e nos quadros de tarefas de sprint.

Às vezes, as equipes querem acompanhar o status de seu trabalho que vai além desses estados padrão. O suporte é fornecido de uma das seguintes maneiras:

• Adicionar estados de fluxo de trabalho personalizados ao WIT: essa opção afeta todas as equipes e exige que elas atualizem a configuração do quadro.
• Adicionar colunas a um quadro: essa opção afeta apenas a equipe que adiciona as colunas.

Os estados e colunas do fluxo de trabalho aparecem no diagrama de fluxo cumulativo de uma equipe. Os indivíduos podem escolher quais colunas aparecem no gráfico. Para obter mais informações, confira Diagrama de fluxo cumulativo.

Quem pode fazer alterações?

Como as configurações de nível de processo, de projeto e de equipe podem ter um efeito amplo, as alterações são restritas a usuários com as seguintes permissões necessárias.

Alterações no nível do processo

Para criar, editar ou gerenciar processos herdados e aplicá-los a projetos, você deve ser membro do grupo Administradores de Coleção de Projetos. Ou, você deve ter as permissões correspondentes Criar processo, Excluir processo, Editar processo ou Excluir um campo da organização definido como Permitir. Confira Definir permissões e acesso para acompanhamento de trabalho, Personalizar um processo herdado.

Para obter mais informações, consulte os seguintes artigos:

• Sobre o processo de herança
• Personalizar um projeto
• Criar e gerenciar um processo

Alterações no nível do projeto

Para adicionar Demarcadores de Área ou Demarcadores de Iteração, você deve ser membro do grupo Administradores de Projeto.

Ou, para adicionar, editar e gerenciar Caminhos de Área ou Caminhos de Iteração em um nó específico, você deve ter uma ou mais das seguintes permissões definidas como Permitir:

• Criar nós filho
• Excluir este nó
• Editar este nó
• Exibir permissões neste nó

Para obter mais informações, consulte os seguintes artigos:

• Definir demarcadores de área e atribuir a uma equipe
• Definir demarcadores de iteração (sprints) e atribuir iterações de equipe

Alterações no nível da equipe

Para configurar ferramentas de equipe, você deve ser um administrador de equipe ou membro do grupo Administradores do projeto.

Os administradores de equipe fazem as seguintes operações:

• Adicionar membros da equipe
• Assinar demarcadores de área e iteração
• Definir listas de pendências e outras configurações comuns da equipe
• Configurar quadros
• Gerenciar notificações da equipe

Para obter mais informações sobre como configurar listas de pendências e placas, confira Gerenciar e configurar ferramentas de equipe.

Próximas etapas

Artigos relacionados

• Perguntas frequentes sobre configuração e personalização
• Configurar suas Listas de pendências e Quadros
• Modelo de processo herdado
• Gerenciar e configurar ferramentas de equipe