Utilizzare Business Central come Posta in arrivo aziendale di Outlook

Business Central offre un add-in che permette di gestire le interazioni commerciali con i vostri clienti e fornitori, direttamente in Microsoft Outlook. Con l'add-in Business Central per Outlook, è possibile vedere i dati finanziari relativi a clienti e fornitori, e creare e inviare documenti finanziari, come preventivi e fatture.

Business Central è composto da due add-in separati che forniscono le seguenti capacità:

• Approfondimenti di contatto

  Questo add-in permette di cercare informazioni su clienti o fornitori Business Central nelle e-mail di Outlook e negli appuntamenti del calendario. Permette anche di creare e inviare documenti aziendali di Business Central, come un preventivo di vendita o una fattura a un contatto.

• Vista del documento

  Quando un documento aziendale viene inviato in una e-mail, l'add-in fornisce un collegamento diretto dall'e-mail al documento aziendale effettivo in Business Central.

Introduzione

1. La prima cosa da fare è installare l'add-in Business Central in Outlook. Il tuo amministratore potrebbe aver già installato l'add-in per te. Quindi, se non sei sicuro, controlla con il tuo amministratore o vedi il prossimo passo per verificare se è installato.

   Se l'add-in non è stato installato per te, vedi Installare l'add-in per uso personale.

2. Con il componente aggiuntivo installato, è possibile accedere all’add-in Business Central da qualsiasi messaggio di posta elettronica nuovo o esistente o appuntamento del calendario in Outlook.

   Inizia accedendo a Outlook e aprendo un messaggio di posta elettronica. Poi, se stai usando l'applicazione Outlook, vai alla barra multifunzione e cerca Business Central. Oppure, se utilizzi Outlook sul Web, in alto nel messaggio di posta elettronica, Seleziona App>Business Central oppure vai al pulsante Altre azioni .

   

   Se hai installato l'add-in per conto tuo e hai scelto di ricevere un'email di esempio, controlla la tua casella di posta per l'email di benvenuto. Questa e-mail fornisce informazioni per aiutarti a iniziare.

La prima volta che usi l'add-in Business Central, nel riquadro Add-in, ti potrebbe essere chiesto di accedere. In questo caso, sceglie Accedi ora e seguite le istruzioni sullo schermo per accedere a Business Central usando il tuo account.

Per ulteriori informazioni, vedi Utilizzare componenti aggiuntivi in Outlook sul Web.

Lavorare con contatti e documenti usando l'add-in Informazioni contatto

Supponiamo che si riceva un'email da un cliente che vuole un preventivo per alcuni articoli. Direttamente in Outlook, puoi aprire il componente aggiuntivo di Business Central in cui il mittente viene riconosciuto come cliente e verrà aperta la scheda cliente relativa alla società. Da questo dashboard, vedi le informazioni generali per il cliente e puoi scendere in maggiori dettagli su documenti specifici. È inoltre possibile approfondire le informazioni cronologiche di vendita per il cliente. Se si tratta di un nuovo contatto, è possibile crearlo come nuovo cliente in Business Central senza uscire da Outlook.

Nel componente aggiuntivo, è possibile creare un'offerta di vendita e inviarla di nuovo al cliente senza uscire da Outlook. Tutte le informazioni necessarie per inviare l'offerta di vendita sono disponibili nella Posta in arrivo aziendale in Outlook. Una volta inseriti i dati, si pubblica il preventivo e lo si invia per e-mail. Business Central genera un file PDF all'offerta di vendita e lo allega al messaggio e-mail definito nel componente aggiuntivo.

Analogamente, se si riceve un messaggio e-mail a un fornitore, è possibile utilizzare il componente aggiuntivo per lavorare con i fornitori e le fatture di acquisto.

Talvolta si desidera visualizzare più campi rispetto a quelli che è possibile visualizzare nel componente aggiuntivo, ad esempio se si desidera compilare le righe di una fattura. Per ottenere maggiore spazio, è possibile visualizzare il componente aggiuntivo in una pagina separata. Fa parte ancora di Outlook, ma offre più spazio per il lavoro. Se si digitano i dati per il documento nella nuova finestra, le modifiche vengono salvate automaticamente. Le sezioni seguenti ti guidano attraverso alcuni compiti di base per darti una comprensione generale su come usarlo.

Cercare un contatto commerciale quando si compone un'e-mail

1. Crea un nuovo messaggio e-mail.

2. Nella barra multifunzione, vai su Business Central e scegli Informazioni contatto. Oppure, se utilizzi Outlook sul Web, nella parte superiore del messaggio, Seleziona App>Business Central>Contact Insights.

3. Nel riquadro del componente aggiuntivo Business Central che si apre, cerca e scegli il contatto che vuoi.

   Una panoramica del contatto viene visualizzata nel riquadro e il contatto viene aggiunto nella riga A dell'e-mail.

Visualizzare e modificare i dettagli di contatto o cambiare azienda

La barra delle azioni nella parte superiore del pannello dell'add-in Business Central include diverse azioni che ti permettono di scavare più a fondo nei dettagli del contatto e di cambiare le cose.

Per esempio, puoi aprire i dettagli completi del contatto come li vedresti in Business Central. Qualora si collabori con più società Business Central, è possibile passare con facilità tra le varie società in Outlook.

Tracciare i documenti in arrivo

Forse usi la lista Documenti in entrata in Business Central per tenere traccia dei documenti da elaborare che i fornitori ti inviano, come una fattura di acquisto che deve essere pagata. Se lo fai, puoi facilmente creare record di Documenti in entrata dall'add-in di Outlook e includere gli allegati di posta elettronica.

1. Quando ricevi un'e-mail da un fornitore che ha un allegato, scegli Business Central>Informazioni contatto.

2. Nella barra delle azioni dell'add-in, scegli Mostra altre azioni, poi scegli l'azione Invia a documenti in entrata....

Creare e inviare un nuovo documento a un contatto

1. Nella barra multifunzione o nella parte inferiore del messaggio e-mail, scegli Business Central>Nuovo, quindi scegli il tipo di documento che vuoi creare, ad esempio Offerta vendita.
2. Apportare modifiche al documento nel pannello add-in Business Central.
3. Quando il documento è pronto per l'invio al contatto, nella barra delle azioni, scegli Mostra altre azioni, quindi scegli l'azione Invia tramite posta elettronica .

Allegare file ai record

La tua casella di posta elettronica spesso funge da origine di file in arrivo che avviano o sbloccano flussi di lavoro. I file possono includere elementi come pagamenti di fatture PDF, foto di merci o requisiti in un documento Word. Quando si lavora in Outlook con record di Business Central come fornitori, clienti, fatture di acquisto o ordini di vendita, è possibile allegare questi file ai record.

Ci sono un paio di modi per allegare i file. Un modo è caricare i file dal tuo dispositivo. L'altro modo è caricare i file allegati a un'e-mail. Ad esempio, supponiamo di ricevere un'e-mail con i file da un contatto. Il componente aggiuntivo visualizzerà automaticamente il record del contatto che corrisponde al mittente dell'e-mail. Da lì, puoi passare a un documento per il contatto, come l'ultimo ordine cliente. Una volta identificato l'ordine a cui si riferisce l'e-mail, carichi rapidamente i file dall'e-mail a quell'ordine.

Dopo aver allegato un file, i colleghi possono scaricare e visualizzare immediatamente il file dalla scheda dettaglio Allegati in uno qualsiasi dei client Business Central. Oppure possono aprire il file in OneDrive per condividere e collaborare con il reparto.

Come allegare un file

1. Apri il messaggio e-mail e scegli Business Central>Informazioni contatto.

2. Nella barra delle azioni del componente aggiuntivo, scegli Mostra altre azioni>Allegati.

   Si apre la pagina Documenti allegati per elencare tutti i documenti già allegati al record.

3. Scegli File allegati..., quindi scegli una delle seguenti opzioni:

   • Scegli Allega da e-mail per caricare tutti o alcuni file allegati all'e-mail.
   • Scegli Carica da file per caricare uno o più file dal tuo dispositivo.

Visualizzare un documento da un'e-mail usando l'add-in Vista documento

Che si tratti di un'e-mail inviata o ricevuta, è possibile far emergere qualsiasi documento Business Central, come il preventivo di vendita, direttamente in Outlook. Da lì, puoi apportare modifiche e navigare verso le informazioni correlate proprio come faresti dall'interno di Business Central.

Se stai usando l'applicazione Outlook, basta scegliere Collegamento a documento nella parte superiore del messaggio di posta elettronica. Per Outlook sul web, cerca il link di riferimento del documento nel messaggio e-mail. Il testo del link di riferimento includerà il numero del documento, che è basato sulla serie di numeri usata in Business Central. Per esempio, il link per un preventivo di vendita sarebbe qualcosa come Preventivo di vendita S-QUO1000.

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