Introduzione a ruoli, attività e sequenze temporali

Quando si pianifica la creazione o l'aggiornamento della intranet dell'organizzazione, saranno coinvolte diverse persone. I migliori team Intranet non sono di grandi dimensioni, ma contengono i partner e gli stakeholder giusti che possono prendere decisioni che servono l'intera organizzazione.

Ruoli e attività a colpo d'occhio

Vedere l'aspetto del ciclo di vita intranet .

Altre informazioni sui blocchi predefiniti del sito di base.

Proprietari intranet dell'organizzazione

I proprietari della intranet collaborano con i proprietari aziendali e l'IT per dare priorità ai progetti Intranet nel portfolio per ottenere il massimo vantaggio aziendale.

Per iniziare, ispirarsi al look book di SharePoint. Il look book fornisce esempi di pagine Intranet che è possibile compilare in SharePoint e offre un'idea delle possibilità. Tenere presenti questi aspetti durante il processo di pianificazione e implementazione.

Iniziare quindi a pianificare la intranet intelligente di SharePoint collaborando con gli stakeholder chiave per comprendere gli obiettivi aziendali e intranet principali. Eseguire ricerche con gli utenti intranet per individuare gli utenti e gli scenari chiave. Esaminare la intranet esistente e determinare con quale iniziativa iniziare per ottenere il miglior ritorno sull'investimento. Quando si assegnano priorità alle iniziative intranet, valutare come ottenere le prestazioni e la scalabilità migliori dai portali compilati. Se la rete Intranet esistente usa il server SharePoint, valutare il modo in cui la migrazione del contenuto a SharePoint rientra nel piano complessivo. Per risolvere i problemi di prestazioni della pagina, usare lo strumento di diagnostica della pagina.

Scegliere una o più opportunità per iniziare e incontrare i proprietari dell'azienda nell'area dell'organizzazione per pianificare la soluzione. Alcune soluzioni possono richiedere il coordinamento tra diverse parti dell'organizzazione.

Man mano che si pianifica e si implementa la intranet, tenere presente questi fattori chiave di successo:

• Per la intranet, nel suo complesso:

  • Avere uno sponsor per ogni iniziativa e uno sponsor esecutivo dell'azienda per l'intera intranet.
  • Assicurarsi che gli obiettivi intranet siano direttamente legati agli obiettivi aziendali principali.
  • Riunire un team di base per pensare alla governance: assicurarsi di allineare le decisioni di governance agli obiettivi aziendali.
  • Allineare la intranet con il marchio e la cultura dell'organizzazione.
  • Non presupporre di dover lanciare con un "big bang", ovvero allineare le comunicazioni e la formazione con il piano di lancio.

• Per ogni iniziativa:

  • Raccogliere i risultati, non i requisiti: assicurarsi di parlare con gli utenti del sito, non solo con i proprietari.
  • Progettare in base agli standard dell'organizzazione, ma consentire al sito di dettare i layout di spostamento e di pagina.
  • Stabilire gli obiettivi di successo per ogni sito ed esaminarli regolarmente.
  • Testare la navigazione proposta con i visitatori del sito: assicurarsi che i visitatori possano facilmente accedere alle attività principali.

Attività principali

Organizzare la intranet

Una parte fondamentale della intranet di SharePoint è l'architettura del sito. Usando una serie di siti e hub di comunicazione, è possibile creare una intranet intuitiva con spostamento comune tra siti correlati e una struttura di autorizzazioni facile da gestire. Per un'analisi dettagliata della struttura di spostamento del sito in SharePoint, vedere Pianificazione dello spostamento per l'esperienza moderna di SharePoint.

*Inizia da: sviluppare una comprensione di ciò che è necessario che la intranet realizzi e iniziare a organizzare gli asset di contenuto per allinearsi agli obiettivi chiave del risultato. Organizzare in base alle esigenze dell'azienda, in base all'area, al reparto o alla funzione, e in base agli argomenti che interessano agli utenti.

Sai che hai finito quando : i proprietari e gli utenti aziendali confermano di poter trovare e avere accesso al contenuto che rende il loro lavoro più produttivo.

Personalizzare la intranet

La personalizzazione consente di allineare la intranet alle impostazioni cultura dell'organizzazione. Con SharePoint è possibile aggiungere personalizzazioni al sito di SharePoint e personalizzare anche il tema di Microsoft 365 per l'organizzazione.

*Inizia da: risposta: è necessario un marchio coerente in tutti i siti o le diverse divisioni, reparti o gruppi dell'organizzazione hanno un aspetto personalizzato? Raccogliere quindi gli asset del marchio approvati, ad esempio colori del marchio, loghi e immagini, a seconda dei requisiti di personalizzazione dell'organizzazione.

Si sa di aver finito quando : è stato determinato l'aspetto end-to-end della intranet dalla home page agli hub ai singoli siti.

Professionisti IT e amministratori

I professionisti IT e gli amministratori implementano i passaggi di integrazione della piattaforma necessari ai proprietari aziendali per i portali Intranet, ad esempio con database o applicazioni line-of-business. Ciò può includere la migrazione del contenuto dai sistemi esistenti. Lavorano anche con altri stakeholder e l'azienda per determinare una strategia di governance per la intranet e formare gli utenti dell'organizzazione a usare SharePoint e altri strumenti per gestire la Intranet.

Man mano che si pianifica e si implementa la intranet, tenere presente questi fattori chiave di successo:

• Stabilire un piano di governance che supporti le esigenze aziendali e gli obiettivi di conservazione, sicurezza e conformità.
• Assicurarsi che tutti i proprietari del sito, gli autori di contenuti e i visitatori comprendano come la governance si applica ai propri ruoli.
• Pulire il contenuto esistente prima della migrazione. Eseguire la migrazione solo di contenuti rilevanti, correnti e che supportano gli obiettivi di risultato di ogni sito.
• Abilitare la connessione social che incoraggia la comunicazione, l'engagement e la collaborazione.
• Eseguire il training degli autori di contenuti e degli utenti.

Attività principali

Pianificare e allineare la strategia di governance

La governance è il set di criteri, ruoli e processi che controllano il modo in cui le divisioni aziendali e i team IT dell'organizzazione interagiscono per raggiungere il proprio obiettivo, garantendo che i contenuti e le comunicazioni dell'organizzazione siano sicuri e che i visualizzatori traggano vantaggio da un'esperienza coerente. Ogni organizzazione ha esigenze e obiettivi specifici che influenzano l'approccio alla governance. Alcuni dettagli da considerare durante la pianificazione della strategia di governance: convenzioni di denominazione, accesso guest, classificazione di siti, gruppi e file.

Iniziare da : comprendere le regole e i requisiti dell'organizzazione, in combinazione con le esigenze dei proprietari aziendali e dei proprietari del sito. Sviluppare quindi un piano insieme a IT, risorse umane e leadership senior che consenta ai dipendenti di massimizzare il valore di SharePoint con una supervisione minima in modo conforme.

Si sa di aver finito quando : quando gli stakeholder della governance, i proprietari aziendali e i creatori di contenuti possono lavorare senza sforzo in SharePoint senza rallentare il ritmo di business.

Eseguire la migrazione del contenuto dalla rete Intranet esistente

La intranet esistente può contenere contenuti provenienti da diverse origini che si trovano su piattaforme diverse. Un'attività chiave per la creazione della intranet intelligente di SharePoint consiste nel determinare lo stato del contenuto esistente e decidere quale contenuto eseguire la migrazione alla nuova Intranet.

Gli attuali proprietari aziendali e proprietari del sito possono essere più adatti per valutare se la migrazione del contenuto deve essere eseguita e potrebbe essere necessario che eseguano la migrazione effettiva, a seconda degli elementi coinvolti. Potrebbe essere necessaria l'assistenza dell'utente a seconda della quantità e della posizione del contenuto da spostare. Informazioni sulle opzioni per la migrazione da condivisioni file, SharePoint Server e altri provider di servizi cloud.

Iniziare da : collaborare con i leader aziendali e altri stakeholder del contenuto per esaminare i contenuti esistenti per verificarne la rilevanza e l'accuratezza.

Si sa di aver finito quando : è stata eseguita la migrazione di un set curato di contenuto a SharePoint.

Personalizzare SharePoint per soddisfare le esigenze aziendali

Con l'esperienza intelligente di SharePoint, è possibile creare una intranet coinvolgente e facile da gestire senza la necessità di personalizzazione. Se possibile, è consigliabile usare esperienze predefinite di SharePoint. In questo modo, la gestione delle modifiche sarà più semplice nel tempo.

Se è necessario personalizzare SharePoint, SharePoint offre soluzioni, app, componenti aggiuntivi e soluzioni framework per soddisfare le esigenze aziendali. Per altre informazioni, vedere Sviluppo di SharePoint.

Eseguire il training degli autori di contenuti

A seconda del loro background, gli utenti dell'organizzazione potrebbero aver bisogno di assistenza per iniziare a usare SharePoint. I percorsi di apprendimento di Microsoft 365 offrono un modo per offrire agli utenti un set curato di contenuti Microsoft. Altri riferimenti che possono aiutare i creatori di contenuti a gestire gli aggiornamenti al sito includono:

• Creare una raccolta documenti in SharePoint
• Creare un elenco in SharePoint
• Aggiungere testo e tabelle alla pagina
• Aggiungere contenuto alla pagina usando la web part Incorpora
• Usare la web part immagine
• Usare la web part Notizie in una pagina di SharePoint

Iniziare da : determinare le esigenze degli utenti per il training in SharePoint e rendere noti questi riferimenti.

Si sa di aver finito quando : le domande sull'utilizzo della intranet di SharePoint sui canali di social media dell'organizzazione e tramite l'help desk sono diminuite a un livello modesto.

Proprietari di aziende e proprietari di siti

Il proprietario dell'azienda può essere responsabile del contenuto intranet per un'area specifica dell'organizzazione, ad esempio risorse umane o operazioni. È anche possibile essere il proprietario del sito, la persona che dispone delle autorizzazioni in SharePoint per creare e gestire il contenuto e le esperienze nel sito. Prima di iniziare a configurare i singoli siti, per alcune idee, esaminare il look book di SharePoint. Come parte del piano di governance complessivo, è possibile decidere che i siti devono seguire modelli coerenti per garantire che i lettori non debbano dedicare troppo tempo all'orientamento mentre passano da un sito all'altro o da un argomento all'altro nella Intranet.

Tenere presente questi fattori di successo chiave durante la pianificazione e l'implementazione della intranet:

• Concentrati costantemente sulle esperienze utente durante l'implementazione del tuo sito: controlla le etichette per la pertinenza, assicurati che le immagini siano correlate al contenuto, non presupponga - test!
• Pulire il contenuto esistente prima della migrazione. Eseguire la migrazione solo di contenuti rilevanti, correnti e che supportano gli obiettivi di risultato del sito.
• Coinvolgere gli utenti per ottenere commenti e suggerimenti durante tutte le fasi del processo di compilazione.
• Assicurarsi che il proprietario o il contatto del sito sia visibile in un luogo coerente nella home page del sito in modo che i visitatori sappiano a chi devono contattare per ricevere commenti e suggerimenti.
• Pianificare le comunicazioni di avvio, che potrebbero includere un evento o un'attività di avvio. Festeggiate il vostro successo!

Attività principali

Eseguire la migrazione dei dati

Una delle attività più grandi nella creazione di un nuovo sito Intranet è la migrazione dei dati esistenti a SharePoint. È consigliabile eseguire un controllo del contenuto per vedere cosa viene usato, cosa è aggiornato e cosa non è più necessario e può essere eliminato o archiviato.

Cercare le opportunità per eliminare le versioni precedenti dei documenti che non sono più necessarie. Se si esegue la migrazione di file che terminano con estensione v1, v2 e così via, si crea confusione per gli utenti che non potranno fare affidamento sulla ricerca per trovare in modo coerente la versione più recente dei documenti.

Eseguire il training degli utenti per sfruttare il controllo delle versioni automatizzato di SharePoint e rimuovere gli ID versione e le date dai nomi di file, ove possibile, eseguendo la migrazione solo della versione più recente e accurata. Meglio ancora, vedere se è possibile convertire i documenti legacy in pagine moderne per creare contenuti più coinvolgenti e più facili da usare. È possibile ottenere esperienze di ricerca migliori e ottenere una maggiore soddisfazione dell'utente e una manutenzione più semplice rimuovendo il contenuto che non è più necessario prima della migrazione.

Informazioni sulle opzioni per la migrazione da condivisioni file, SharePoint Server e altri provider di servizi cloud.

Il video è un ottimo modo per comunicare con le persone dell'organizzazione per i briefing dei dirigenti o quando si condividono idee tramite video può portare a un maggiore coinvolgimento. Usare Microsoft Stream per offrire riunioni, eventi e formazione live e su richiesta. Se si dispone di contenuto video esistente che si vuole rendere disponibile nel nuovo sito Intranet, caricarlo in Stream come parte del processo di migrazione del contenuto.

Iniziare da : comprendere l'intero ambito del contenuto di cui potrebbe essere necessario eseguire la migrazione e quindi definire i criteri usati per il contenuto di destinazione di cui eseguire la migrazione, che deve essere modificato e quindi migrato e deve essere ritirato.

Si sa di aver finito quando : si ha la quantità minima di contenuto necessaria per creare e avviare un sito di SharePoint efficace.

Determinare le autorizzazioni e la strategia di condivisione

Le autorizzazioni di SharePoint vengono gestite tramite un set di ruoli all'interno di un sito, ovvero proprietari, membri e visitatori. A seconda del tipo di sito, potrebbero essere disponibili più opzioni di autorizzazione e condivisione, ad esempio l'uso di gruppi di Microsoft 365.

Iniziare da : determinare chi deve accedere, chi non deve avere accesso e come concedere le richieste di accesso.

Si sa di aver finito quando : tutti i proprietari e gli utenti del sito hanno accesso al contenuto di cui hanno bisogno, proteggendo al tempo stesso il contenuto riservato quando appropriato.

Progettare la pagina del portale Intranet, nota anche come sito home

Il portale Intranet principale per l'organizzazione è una parte rilevante della nuova intranet di SharePoint. È possibile creare questa pagina in qualsiasi momento durante il progetto di sviluppo Intranet. È comunque possibile puntare ai siti Intranet legacy con una home page del portale intelligente. Se si dispone di un sito di comunicazione esistente che si vuole usare come pagina del portale principale, è possibile spostarlo nel sito radice.

Il mega menu, la web part notizie e i feed Viva Engage possono essere usati per rendere la pagina principale del portale una destinazione coinvolgente e produttiva per gli utenti. Per un'analisi end-to-end della creazione di questa pagina, vedere Procedura dettagliata guidata: Creazione di un sito di destinazione aziendale per l'organizzazione.

Iniziare da : considerando gli obiettivi dal punto di vista del team di comunicazione dell'organizzazione, dello sponsor esecutivo, del reparto IT e degli utenti finali. Progettare la home page del portale tenendo presente la semplicità e la scalabilità.

Si sa di aver fatto quando : è stato creato un piano di avvio usando l'utilità di pianificazione di avvio del portale per il reindirizzamento dalla pagina del portale corrente alla nuova pagina e questo piano è stato condiviso con tutti gli stakeholder e gli utenti.

Progettare l'azienda o il sito Intranet specifico dell'argomento

Quando si inizia a progettare i siti Intranet per i servizi e le funzioni, assicurarsi di aver fatto ricerche con gli utenti per comprendere meglio le loro esigenze e il modo in cui interagiscono attualmente con i contenuti. Per creare sondaggi e questionari personalizzati e dedicare tempo all'osservazione degli utenti e alla riunione con loro, è possibile usare Forms.

È consigliabile sviluppare pagine Intranet usando siti di comunicazione. Con i siti di comunicazione è possibile condividere notizie, report, stati e altre informazioni tramite vari modelli e web part. Per un'analisi end-to-end della configurazione di un sito di comunicazione, vedere Procedura dettagliata guidata: Creazione di un sito di comunicazione per l'organizzazione. Altre informazioni su come pianificare i siti.

Per pubblicare storie importanti o interessanti, annunci, notizie sulle persone, aggiornamenti dello stato e altro ancora che possono includere grafica e formattazione avanzata, è possibile usare la web part notizie. All'interno della web part notizie, per assegnare priorità a contenuti specifici per gruppi di destinatari specifici, è possibile configurare la destinazione dei destinatari. Per un'analisi end-to-end dell'uso delle notizie in SharePoint, vedere Procedura dettagliata guidata: configurazione delle notizie per l'organizzazione.

Per allineare i requisiti di personalizzazione dell'organizzazione, è possibile modificare l'aspetto del sito.

Iniziare da : assegnare priorità agli obiettivi aziendali e quindi decidere il tipo di siti e web part necessari inizialmente.

Si sa che si è fatto quando : i proprietari di aziende e siti hanno aree dedicate in SharePoint che possono essere di proprietà e gestite con poca supervisione.

Autori di contenuto

Gli autori di contenuti sono le persone che creano contenuto nei siti. Gli autori di contenuti possono assumere molte responsabilità, ad esempio la creazione e la pubblicazione di notizie, la creazione di pagine specifiche di argomenti o la funzione di esperti in materia e responsabili del pensiero per progetti e iniziative speciali. Gli autori di contenuti devono acquisire familiarità con i concetti fondamentali della progettazione di SharePoint.

Quando si crea e si gestisce il contenuto per la intranet, tenere presente questi fattori di successo principali:

• Valutare se è preferibile presentare il contenuto come pagina o documento. Usare le pagine quando il contenuto è dinamico e più facilmente comunicato con web part coinvolgenti, ad esempio immagini, video o collegamenti. Usare i documenti quando il contenuto è progettato per essere scaricato o stampato.
• Riepiloga in anticipo: inserire le informazioni che i lettori devono avere per consentire la comunicazione nella parte superiore della pagina prima di concentrarsi sulla progettazione.
• Usa le sezioni e gli stili di titolo per separare visivamente argomenti e concetti per rendere le tue pagine più leggibili e accessibili.
• Creare modelli di pagina personalizzati per favorire la coerenza e semplificare la creazione di pagine.
• Assicurarsi di seguire le linee guida per immagini e video per mantenere elevate le prestazioni della pagina.

Attività principali:

Informazione e impegno

Raccogliere e gestire il contenuto usando le pagine di SharePoint. Usare gli elenchi per le informazioni che è possibile raccogliere in Excel. Elenchi consentire a te e al tuo pubblico di raccogliere, tenere traccia e condividere informazioni. Migliorare la visualizzazione degli elenchi con la formattazione delle colonne e delle visualizzazioni elenco usando la web part Elenco. Usare le librerie per archiviare i documenti. Aggiungere, riordinare, ordinare, filtrare e creare facilmente visualizzazioni personalizzate di raccolte usando la web part Raccolta documenti.

Visualizzare dinamicamente il contenuto di una raccolta documenti, un sito, una raccolta siti o tutti i siti usando la web part Contenuto evidenziato.

Creare e curare le notizie rilevanti per il pubblico usando la web part Notizie. Crea rapidamente post accattivanti come annunci, notizie di persone, aggiornamenti dello stato e altro ancora che possono includere grafica e formattazione avanzata.

Personalizzare il modo in cui gli utenti visualizzano contenuti e notizie usando il targeting dei destinatari. L'assegnazione di destinatari consente di assegnare priorità a contenuti specifici per gruppi di destinatari specifici nella pagina iniziale di SharePoint, nelle notizie sull'app per dispositivi mobili e nella web part Notizie quando è abilitato il targeting del gruppo di destinatari.

Consentire agli utenti di lavorare su qualsiasi dispositivo. Quando gli utenti mantengono i file nel dispositivo locale o in una condivisione di rete, non hanno fortuna quando non hanno il dispositivo con loro o non hanno una connessione alla rete. Se succede qualcosa al dispositivo di un utente, i dati potrebbero non essere recuperabili. Ottenere l'app SharePoint per dispositivi mobili.

Inizia da : organizzazione del contenuto in argomenti, creazione di pagine per ogni argomento. Determinare se il contenuto della pagina deve includere testo, collegamenti, elenco o raccolte. Allineare il contenuto alla storia per assicurarsi che il lettore possa ottenere le informazioni necessarie in modo efficiente analizzando o ignorando rapidamente la pagina.

Sai che hai finito quando : puoi confermare che gli utenti hanno accesso alle informazioni corrette al momento giusto usando l'utilizzo e l'analisi del sito e chiedendo feedback agli utenti.

Creare cultura e community

Aiutare i gruppi di lavoro a connettersi e interagire all'interno dell'organizzazione usando Viva Engage. Altre informazioni sulle web part Viva Engage Highlights e Viva Engage Conversations. A volte il contenuto deve essere recapitato tramite video, ad esempio quando vengono fatti annunci a livello di organizzazione o quando i leader senior ospitano un evento live o quando si vogliono fornire esempi in pagine che forniscono istruzioni. Microsoft Stream è il sito video dell'organizzazione. Per visualizzare il contenuto video, usare la web part Stream nel sito.

Inizia da : ricerca di notizie, annunci ed eventi da amplificare nel tuo sito.

Sai che hai finito quando - Stai promuovendo regolarmente notizie ed eventi che avviano conversazioni e interagiscono e connettono un ampio pubblico.

Il prossimo

Altre informazioni su come iniziare a creare o aggiornare la intranet dell'organizzazione.

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