Procedura dettagliata: impostazione e utilizzo di un workflow di approvazione di acquisto

È possibile automatizzare il processo di approvazione dei record nuovi o modificati, ad esempio documenti, righe di registrazione e schede cliente, creando i workflow con le fasi indicate per le approvazioni in questione.

Prima di creare workflow di approvazione, è necessario impostare un responsabile approvazione e un responsabile approvazione sostitutivo per ogni utente approvazione. Per definire i record di vendita e di acquisto che sono idonei per l'approvazione, è inoltre possibile impostare i limiti di importo per i responsabili approvazione. Le richieste di approvazione e altre notifiche possono essere inviate per e-mail o come note interne. Per ogni setup utente approvazione, è inoltre possibile impostare quando vengono ricevute le notifiche.

È possibile impostare e utilizzare i flussi di lavoro che collegano task di processi aziendali eseguiti da utenti diversi. I task di sistema, ad esempio la registrazione automatica, possono essere inclusi come fasi nei workflow e preceduti o seguiti da task degli utenti. La richiesta e la concessione dell'approvazione per creare nuovi record sono passaggi tipici del flusso di lavoro. Ulteriori informazioni in Workflow.

Informazioni sulla procedura dettagliata

Questa procedura dettagliata è uno scenario che illustra le attività seguenti:

• Impostazione degli utenti approvazione
• Impostazione delle notifiche per gli utenti approvazione
• Modifica e abilitazione di un workflow di approvazione
• Richiesta di approvazione di un ordine di acquisto (come Alicia)
• Ricezione di una notifica e approvazione della richiesta (come Sean)

Scenario

Sean è un utente con privilegi avanzati di CRONUS e crea due utenti di approvazione. Un utente è Alicia che rappresenta un rivenditore. L'altro è Sean stesso che rappresenta il responsabile approvazione di Alicia. Sean quindi concede a se stesso i diritti di approvazione acquisti illimitati e specifica che riceverà le notifiche tramite nota interna non appena si verifica un evento correlato. Infine, Sean crea il workflow di approvazione richiesto come copia del modello esistente del workflow di approvazione dell'ordine di acquisto, lascia inalterate tutte le condizioni di evento e le opzioni di risposta, quindi abilita il workflow.

Per verificare il workflow di approvazione, Sean innanzitutto accede a Business Central come Alicia, quindi richiede l'approvazione di un ordine di acquisto. Sean quindi accede come se stesso, vede la nota in Gestione ruolo utente, seleziona il collegamento della richiesta di approvazione per l'ordine di acquisto e approva la richiesta.

Utenti

Prima di poter impostare gli utenti di approvazione e il relativo metodo di notifica, è necessario assicurarsi che questi utenti esistano in Business Central: Un utente rappresenterà Alicia. L'altro utente, l'utente corrente, rappresenterà Sean. Ulteriori informazioni in Creare utenti in base alle licenze.

Impostare gli utenti per l'approvazione

Dopo aver eseguito l'accesso, imposta Alicia come utente di approvazione di cui sei il responsabile. Imposta i diritti di approvazione e specifica come e quando si riceve la notifica delle richieste di approvazione.

Per impostare l'utente corrente e Alicia come utenti approvazione

1. Selezionare l'icona , immettere Configurazione utente approvazione, quindi selezionare il file collegare correlato.

2. Nella pagina Setup utente approvazione scegliere l'azione Nuovo.

   Nota

   È necessario impostare un responsabile dell'approvazione prima di poter impostare gli utenti che richiedono l'approvazione del responsabile. Pertanto, è necessario impostare l'utente corrente prima di impostare Alicia.

3. Impostare i due utenti approvazione compilando i campi come descritto nella tabella seguente.

   ID utente	ID resp. approvazione	Approvazione acquisti illimitati
   UTENTE CORRENTE		Selezionato
   ALICIA	UTENTE CORRENTE

Impostazione delle notifiche

In questa procedura dettagliata, l'utente viene avvisato sulle richieste di approvare mediante la nota interna. Le notifiche di approvazione possono essere anche inviate tramite posta elettronica ed è possibile aggiungere un passaggio di risposta workflow che avvisa il mittente quando una richiesta viene approvata o rifiutata. Ulteriori informazioni in Specificare come e quando ricevere le notifiche.

Per impostare come e quando si riceve la notifica

1. Nella pagina Setup utente approvazione, selezionare la riga dell'utente corrente e quindi scegliere l'azione Setup di notifica.
2. Nella pagina Setup di notifica, nel campo Tipo di notifica, scegliere Approvazione.
3. Nel campo Metodo di notifica, scegliere Nota.
4. Nella pagina Setup di notifica scegliere l'azione Programmazione notifica.
5. Nella pagina Programmazione notifica, nel campo Ricorrenza selezionare Immediatamente.

Creare il workflow di approvazione

Crea il workflow di approvazione dell'ordine di acquisto copiando i passaggi dal modello di workflow Workflow di approvazione ordine acquisto. Lasciare le fasi esistenti del workflow invariate quindi abilitare il workflow.

Per creare e abilitare un workflow di approvazione dell'ordine di acquisto

1. Selezionare l'icona , immettere Flussi di lavoro, quindi scegliere il file collegare correlato.

2. Nella pagina Worflows, selezionare Azioni, quindi Nuovo, poi scegliere l'azione Nuovo workflow da modello.

3. Nella pagina Modelli del workflow, selezionare il modello di flusso di lavoro denominato Flusso di lavoro approvazione ordine acquisto.

   Verrà visualizzata la pagina Workflow per un nuovo workflow contenente tutte le informazioni del modello selezionato. Il valore nel campo Codice è esteso con -01 per indicare che si tratta del primo workflow che viene creato dal modello di workflow Workflow di approvazione ordine acquisto.

4. Nell'intestazione della pagina Workflow, seleziona la casella di controllo Abilitato.

Utilizzare il flusso di lavoro di approvazione

Utilizzare il nuovo workflow di approvazione dell'ordine di acquisto eseguendo per prima cosa l'accesso a Business Central come Alicia per richiedere l'approvazione di un ordine di acquisto. Eseguire quindi l'accesso come l'utente corrente, visualizzare la nota in Gestione ruolo utente, selezionare il collegamento della richiesta di approvazione e approvare la richiesta.

Per richiedere l'approvazione di un ordine di acquisto, come Alicia

1. Effettuare l'accesso come Alicia.
2. Seleziona l'icona , inserisci Ordini di acquisto, quindi seleziona il relativo collegare.
3. Seleziona la riga per aprire l'ordine di acquisto 106001.
4. Nella pagina Ordine acquisto, selezionare Azioni, poi Richiedi approvazione, quindi scegli l'azione Invia richiesta di approvazione.

Si noti che il valore nel campo Stato è diventato Approvazione in sospeso.

Per approvare l'ordine di acquisto, come Sean

1. Effettuare l'accesso come Sean.
2. In Gestione ruolo utente, nell'area Self-service seleziona Richieste da approvare.
3. Nella pagina Richieste da approvare seleziona la riga relativa all'ordine di acquisto di Alicia, quindi seleziona l'azioneApprova.

Il valore nel campo Stato dell'ordine di acquisto di Elisa diventa Rilasciato.

A questo punto, è stato impostato e testato un workflow di approvazione semplice in base alle prime due fasi del workflow di approvazione dell'ordine di acquisto. È possibile facilmente estendere il workflow per registrare automaticamente l'ordine di acquisto di Elisa quando Sean lo approva. A tale scopo, è necessario abilitare il workflow della fattura di acquisto in cui la risposta a una fattura di acquisto emessa è di registrarla. È innanzitutto necessario modificare la condizione di evento nella prima fase del workflow da Fattura in Ordine di acquisto.

La versione generica di Business Central comprende molti modelli del workflow per gli scenari supportati dal codice dell'applicazione. La maggior parte dei modelli è per i workflow di approvazione.

È possibile definire le variazioni dei workflow compilando i campi delle righe del workflow in base a elenchi fissi di valori di evento e di risposta che rappresentano gli scenari supportati dal codice dell'applicazione. Ulteriori informazioni in Creare workflow.

Vedere anche

Imposta utenti approvazione
Impostazione delle notifiche del flusso di lavoro
Creare flussi di lavoro di approvazione
Utilizzare i flussi di lavoro di approvazione
Flusso di lavoro
Utilizzare Business Central in un flusso di lavoro automatizzato

Trova qui moduli di e-learning gratuiti per Business Central