Panoramica del flusso di lavoro di una richiesta di acquisto

Applicabile a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Il processo del flusso di lavoro fa avanzare le richieste di acquisto nel processo di revisione dallo stato iniziale Bozza allo stato finale Approvata. Nel momento in cui si crea e si invia una richiesta di acquisto per la revisione, ha inizio il processo del flusso di lavoro. In seguito all'approvazione della richiesta di acquisto, è possibile generare un ordine fornitore per le righe della richiesta di acquisto e inviarlo al fornitore per evasione dell'ordine.

Prima di poter inviare una richiesta di acquisto per la revisione, è necessario configurare il flusso di lavoro. Il processo del flusso di lavoro può includere uno o più passaggi di revisione in qualsiasi ordine. Il processo del flusso di lavoro può anche essere configurato in modo da ignorare le attività di revisione e da approvare automaticamente la richiesta di acquisto. È possibile configurare il flusso di lavoro in modo che la richiesta di acquisto venga inviata come documento singolo. In alternativa, è possibile inviare ai revisori appropriati singole righe della richiesta di acquisto. È inoltre possibile creare uno scenario in cui la richiesta di acquisto viene inviata come documento singolo ad alcuni revisori, mentre ad altri revisori vengono inviate specifiche righe della richiesta di acquisto.

Se le righe della richiesta di acquisto vengono revisionate singolarmente, si dovrà completare il processo di revisione per tutte le righe della richiesta di acquisto prima che i flussi di lavoro possano passare alla fase successiva del processo e prima che possa essere completato il processo di revisione dell'intera richiesta di acquisto. Dopo il completamento del processo di revisione della richiesta di acquisto e di tutte le righe, lo stato complessivo della richiesta di acquisto viene aggiornato in Approvata.

È possibile configurare il flusso di lavoro in modo che rappresenti il processo aziendale per le richieste di acquisto nell'organizzazione. Quando si configura il processo del flusso di lavoro per le richieste di acquisto, considerare i punti seguenti:

• Le spese da rivedere.

• Le spese che possono essere approvate automaticamente.

• Chi dovrà rivedere e approvare le richieste di spesa. A quale ruolo sono assegnati questi utenti.

• Quale processo verrà applicato se un revisore non è disponibile.

Negli esempi seguenti vengono illustrati due modi in cui è possibile configurare il flusso di lavoro per le richieste di acquisto.

Esempio 1: indirizzare una richiesta di acquisto come documento singolo per la revisione

La figura di seguito mostra i possibili passaggi di una richiesta di acquisto nel contesto del processo di revisione del flusso di lavoro come singolo documento. Le righe della richiesta di acquisto non vengono inviate singolarmente.

In questo esempio i ruoli seguenti sono inclusi nel flusso di lavoro:

• Il richiedente, ovvero l'utente che richiede gli articoli o i servizi. Il richiedente può preparare la richiesta di acquisto oppure può prepararla un altro lavoratore per conto del richiedente. Questo lavoratore è detto preparatore. Il preparatore è responsabile della gestione della richiesta di acquisto durante l'intero processo di revisione. Solo il preparatore della richiesta di acquisto può modificarla.

  Nota

  È necessario concedere a un lavoratore le autorizzazioni appropriate affinché possa creare una richiesta di acquisto per conto di altri. Per ulteriori informazioni sull'impostazione delle autorizzazioni, vedere Impostare le autorizzazioni per ordinare prodotti per conto di altri.

• L'addetto acquisti, ovvero l'utente che esegue una revisione dell'approvvigionamento e può approvare il documento.

• Il superiore del richiedente, ovvero l'utente che esegue una revisione manageriale e può approvare il documento.

In questo esempio il processo del flusso di lavoro per la richiesta di acquisto include i passaggi seguenti:

1. Il preparatore invia una richiesta di acquisto per la revisione.

2. L'addetto acquisti riceve una notifica in cui viene richiesto di verificare i dati contenuti nella richiesta di acquisto. In caso di eventuali informazioni obbligatorie mancanti, l'addetto acquisti può aggiungerle o restituire la richiesta di acquisto al preparatore affinché le aggiunga. Una volta completati i campi obbligatori, la richiesta di acquisto può avanzare al passaggio successivo del processo di revisione.

3. Il superiore del richiedente rivede la richiesta di acquisto.

   La richiesta di acquisto può essere inviata al superiore del richiedente se, ad esempio, l'importo della richiesta di acquisto supera il limite di spesa per le richieste di acquisto. Il superiore del richiedente può approvare o rifiutare la richiesta di acquisto oppure restituirla al preparatore per le modifiche.

Esempio 2: indirizzare le singole righe della richiesta di acquisto per la revisione

L'esempio della figura di seguito mostra la modalità di invio delle singole righe di una richiesta di acquisto nel flusso di lavoro. Il processo per ogni riga è generalmente lo stesso del processo di una richiesta di acquisto sottoposta a revisione come documento singolo. Prima che il flusso di lavoro possa essere completato per l'intera richiesta di acquisto, è tuttavia necessario che il processo del flusso di lavoro venga completato individualmente per ogni riga.

In questo esempio un lavoratore immette una richiesta per poster e t-shirt per una campagna di marketing. Il costo dei poster viene suddiviso tra il reparto marketing e il reparto vendite. Se il costo dei poster o delle t-shirt supera l'autorizzazione di limite di firma per i responsabili di reparto, la richiesta di acquisto dovrà essere rivista dal responsabile del gruppo.

I ruoli seguenti sono inclusi nel processo del flusso di lavoro per questo esempio:

• Il richiedente, ovvero l'utente che richiede gli articoli o i servizi. Il richiedente può preparare la richiesta di acquisto oppure può prepararla un altro lavoratore per conto del richiedente. Questo lavoratore è detto preparatore. Il preparatore è responsabile della gestione della richiesta di acquisto durante l'intero processo di revisione. Solo il preparatore della richiesta di acquisto può modificarla.

  Nota

  È necessario concedere a un lavoratore le autorizzazioni appropriate affinché possa creare una richiesta di acquisto per conto di altri. Per ulteriori informazioni sull'impostazione delle autorizzazioni, vedere Impostare le autorizzazioni per ordinare prodotti per conto di altri.

• L'addetto acquisti, ovvero l'utente che esegue una revisione dell'approvvigionamento e può approvare il documento.

• Il superiore del richiedente, ovvero l'utente che esegue una revisione manageriale e può approvare il documento.

• Il responsabile del reparto, ovvero l'utente che esegue una revisione di spesa e può approvare il documento.

• Il responsabile del gruppo, ovvero l'utente che esegue una revisione di autorizzazione della firma e può approvare il documento.

In questo esempio il processo del flusso di lavoro per le righe della richiesta di acquisto include i passaggi seguenti:

1. Il preparatore invia una richiesta di acquisto per la revisione. Ogni riga viene inviata al revisore configurato nel processo del flusso di lavoro.

2. L'addetto acquisti riceve una notifica in cui viene richiesto di verificare i dati nella richiesta di acquisto e nelle righe della richiesta di acquisto. In caso di eventuali informazioni obbligatorie mancanti, l'addetto acquisti può aggiungerle o restituire una riga della richiesta di acquisto al preparatore affinché le aggiunga. Una volta completati i campi obbligatori, la riga della richiesta di acquisto può avanzare al passaggio successivo del processo di revisione. Le righe della richiesta di acquisto possono continuare ad avanzare nel processo di revisione indipendentemente le une dalle altre.

3. Il superiore del richiedente rivede e approva le righe della richiesta di acquisto.

   L'approvazione può essere inviata al superiore del richiedente se, ad esempio, l'importo nella riga della richiesta di acquisto supera il limite di spesa per le righe delle richieste di acquisto. Il superiore può approvare o rifiutare una o entrambe le righe della richiesta di acquisto.

4. Il responsabile del reparto marketing rivede le righe della richiesta di acquisto per i poster e le t-shirt. Il responsabile del reparto vendite rivede la riga della richiesta di acquisto solo per i poster, essendo questo il solo costo addebitato al reparto vendite.

5. Il responsabile del gruppo rivede e approva la riga della richiesta di acquisto per le t-shirt solo se necessario. Ad esempio, se l'importo nella riga della richiesta di acquisto supera il limite di approvazione del responsabile del reparto. Non è necessario che il responsabile del gruppo approvi la riga della richiesta di acquisto per i poster.

Configurare il flusso di lavoro per le richieste di acquisto

Per inviare una richiesta di acquisto per la revisione, è necessario configurare i processi del flusso di lavoro della richiesta di acquisto. Il processo del flusso di lavoro definito consente di controllare l'interazione tra l'utente che ha richiesto gli articoli (il richiedente) e il revisore e l'approvatore nel flusso di lavoro. Determina l'invio della richiesta di acquisto sulla base delle condizioni specificate nella configurazione del flusso di lavoro, ad esempio il momento in cui inviare la richiesta, l'utente o il ruolo a cui inviarla e le azioni che gli utenti possono eseguire.

Negli esempi inclusi in questo argomento viene descritto come è possibile inviare una richiesta di acquisto tramite il flusso di lavoro come documento singolo o come singole righe della richiesta di acquisto. È inoltre possibile configurare il flusso di lavoro per le richieste di acquisto in modo che rifletta il processo di revisione per i controlli interni delle richieste di acquisto definito nell'organizzazione. Per ulteriori informazioni sulla modalità di configurazione del flusso di lavoro per le richieste di acquisto, vedere Impostazione di flussi di lavoro di Approvvigionamento.

Nuovo o modificato per Microsoft Dynamics AX 2012 R2

In Microsoft Dynamics AX 2012 R2 è stato introdotto il concetto di scopo della richiesta di acquisto. Lo scopo di una richiesta di acquisto consente maggiore flessibilità nel modo in cui questa può essere soddisfatta. Quando si crea una richiesta di acquisto, è possibile assegnarle uno di due scopi: consumo o rifornimento. A seconda dello scopo, la domanda della richiesta di acquisto può essere soddisfatta da un ordine fornitore, un ordine di trasferimento, un ordine di produzione o un kanban. Per ulteriori informazioni sugli scopi della richiesta di acquisto e su come influiscono sul processo di richiesta, vedere Informazioni sulle richieste di acquisto.

Richieste di acquisto con scopo di consumo

La domanda creata da una richiesta di acquisto con scopo di consumo viene sempre soddisfatta da un ordine fornitore. Se Microsoft Dynamics AX è impostato in modo da creare automaticamente gli ordini fornitore, gli ordini fornitore vengono generati dopo l'approvazione della richiesta di acquisto. Viene generato un ordine fornitore per ogni valuta, fornitore o persona giuridica identificata nelle righe della richiesta di acquisto. Se in una richiesta di acquisto sono ad esempio presenti due righe e ogni riga ha un fornitore, una valuta o una persona giuridica diversa, verranno generati due ordini fornitore.

A seconda della modalità di configurazione dei criteri di acquisto dell'organizzazione, possono anche essere generati ordini fornitore separati se le righe della richiesta di acquisto hanno richiedenti, tipi di righe o categorie di approvvigionamento diverse.

Se Microsoft Dynamics AX non è impostato in modo da creare automaticamente gli ordini fornitore, l'addetto agli acquisti dovrà selezionare manualmente le righe della richiesta di acquisto e generare gli ordini fornitore.

Richieste di acquisto con scopo di rifornimento

La domanda creata da una richiesta di acquisto con scopo di rifornimento può essere soddisfatta da un ordine fornitore, un ordine di trasferimento, un ordine di produzione o un kanban. È necessario impostare Microsoft Dynamics AX in modo da includere la domanda della richiesta nella programmazione generale. Dopo aver effettuato questa impostazione, il metodo di soddisfazione della domanda creata da una richiesta con scopo di rifornimento viene automaticamente determinato dai criteri di rifornimento impostati per gli articoli nell'organizzazione e pianificati con la programmazione generale.

Nuovo o modificato per con l'aggiornamento rapido KB3047235

Per il settore pubblico, se si utilizza il flusso di lavoro con le prenotazioni di budget generali negli approvvigionamenti, vedere Set up general budget reservation workflows (Public sector).

Vedere anche

Informazioni sulle richieste di acquisto

Impostazione di flussi di lavoro di Approvvigionamento

Impostare configurazioni del revisore spese

Imposta i piani generali per includere le richieste