Registrare i messaggi e-mail di Outlook scegliendo un pulsante in Dynamics 365 for Outlook

Per ottenere il massimo da Dynamics 365 for Customer Engagement, è importante registrare tutte le interazioni con i clienti e le comunicazioni tramite e-mail sono fondamentali. Crea un archivio centrale delle comunicazioni tramite e-mail di Outlook "registrandole" in Microsoft Dynamics 365 for Outlook. Quando registri un messaggio e-mail in Dynamics 365 for Outlook, questo viene salvato come record relativo all'impegno in Customer Engagement. Chiunque abbia accesso ai record relativi all'impegno, può visualizzare tale messaggio e-mail insieme a tutti gli altri impegni dei clienti in Customer Engagement, Dynamics 365 for Outlook o in un dispositivo mobile.

La registrazione e-mail in Dynamics 365 for Outlook è un processo manuale. Questo consente di mantenere le e-mail personali separati dalle e-mail del cliente. Puoi inoltre impostare un'opzione per registrare automaticamente i messaggi e-mail. Per ulteriori informazioni, vedi Impostare un'opzione per registrare automaticamente la posta elettronica in arrivo di Outlook in Dynamics 365 for Outlook

Requisiti per registrare i messaggi e-mail

Per registrare e-mail in Dynamics 365 for Outlook, l'indirizzo di posta elettronica di Outlook deve corrispondere all'indirizzo di posta elettronica di Customer Engagement. Non è possibile sincronizzare utilizzando più indirizzi di posta elettronica.

Quali record sono associati all'impegno e-mail?

Per impostazione predefinita, quando si registra un messaggio di posta elettronica, Dynamics 365 for Outlook utilizza la rubrica Customer Engagement per collegare il messaggio ai contatti di Customer Engagement nelle righe A, Da e Ccn. È inoltre possibile collegare il messaggio e-mail a un record più specifico, ad esempio un account, un'opportunità o un caso specifici. È in genere preferibile collegare un messaggio a un record più specifico, se possibile. Ciò renderà il record più semplice da trovare.

Registrare un messaggio e-mail

1. In Dynamics 365 for Outlook selezionare il messaggi e-mail da registrare.

2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

   • Per registrare il messaggio e-mail senza collegarlo a un record specifico in Customer Engagement, nella scheda Home, nel gruppo Customer Engagement, fai clic su Registra.

     -Oppure-

   • Per registrare il messaggio e-mail e collegarlo a un determinato record in Customer Engagement, nella scheda Home, nel gruppo Customer Engagement, fai clic su Imposta tema, fai clic su Altro, quindi cerca il record nella finestra di dialogo Cerca record. Una volta trovato il record desiderato, fai clic su Aggiungi.

     Quando fai clic sul pulsante Registra o Imposta tema, viene visualizzato un riquadro di Dynamics 365 for Customer Engagement (noto anche come "riquadro di registrazione") nella parte inferiore del record e-mail. Questo riquadro indica che il record viene registrato e fornisce i collegamenti ai record correlati. Se si imposta un record "tema", nel riquadro di registrazione viene fornito anche un collegamento a quel record. Altre informazioni: Panoramica sulla registrazione di record in Dynamics 365 for Outlook.

     È possibile individuare un record registrato cercando nella cartella Outlook. Viene visualizzato il simbolo Registrato nelle app Dynamics 365 accanto ai record registrati.

3. Per modificare il record relativo all'impegno di Customer Engagement (ad esempio, per modificare il record relativo al tema), apri il messaggio di posta elettronica Outlook, quindi, nel gruppo Customer Engagement, fai clic su Visualizza nelle app Dynamics 365.

Sono disponibili altre informazioni relative alla registrazione dei record e-mail?

• Rubrica di Customer Engagement. La rubrica viene installata automaticamente quando è installato Dynamics 365 for Outlook. Ciò consente di cercare un contatto Customer Engagement dal campo A di un messaggio e-mail o un appuntamento quando lo si crea. Per impostazione predefinita, Dynamics 365 for Outlook cerca solo i contatti di cui si è proprietari. Puoi impostare un'opzione personale per estendere la ricerca. Per ulteriori informazioni, vedi Impostare le opzioni relative alla Rubrica in Dynamics 365 for Outlook

• Modalità offline. I messaggi e-mail registrati in modalità offline verranno salvate come impegni quando si torna online. Altre informazioni: Lavorare offline con Dynamics 365 for Outlook

• Risposte ai messaggi registrati. È possibile specificare se registrare anche le risposte ai messaggi registrati. Altre informazioni: Impostare le opzioni personali che interessano la registrazione e la sincronizzazione tra le app Dynamics 365 e Outlook o Exchange

• Modifica dei messaggi e-mail registrati. Dopo aver inviato un messaggio e-mail, non è possibile modificarlo, ma è possibile impostare o modificare un record relativo al tema.

• Allegati. Gli utenti che dispongono delle autorizzazioni per visualizzare gli impegni possono accedere a un messaggio e-mail registrato. Se il messaggio e-mail ha allegati, questi sono inclusi nell'impegno. Se non desideri rendere un allegato disponibile, eliminarlo dall'impegno e-mail.

  L'amministratore può impedire il salvataggio dei messaggi che contengono file allegati di tipi specifici, ad esempio con estensione exe. I messaggi archiviati in posizioni diverse dal percorso predefinito di Microsoft Exchange non possono essere collegati.

Vedi anche

Panoramica sulla registrazione di record in Dynamics 365 for Outlook
Eliminare i record che sono stati registrati con Dynamics 365 for Outlook
Impostare le opzioni personali che interessano la registrazione e la sincronizzazione tra le app Dynamics 365 e Outlook o Exchange
Creare modelli per messaggi e-mailDomande frequenti sulla sincronizzazione di record tra le app Microsoft Dynamics 365 e Microsoft Outlook